Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Szczytna

Załącznik do Zarządzenia nr 37/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 21 lutego 2003 r. wraz z późniejszymi zmianami:

1. Zarządznie Nr 90A/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 30 czerwca 2003 r.

2. Zarządzenie Nr 154 A/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 15 grudnia 2003 r.

3. Zarządzenie Nr 173/03 Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 31 grudnia 2003 r.

4. Zarządzenie Nr 68/04 Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 9 lipca 2004 r.

I. Postanowienie ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu.

§ 2

Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o :

1/ Gminie - należy przez to rozumieć Miasto i Gminę Szczytna

2/ Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Szczytnej

3/ Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna

4/ Zastępcy Burmistrza – należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna

5/ Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta i Gminy Szczytna

6/ Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta i Gminy Szczytna

7/ Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Szczytnej

8/ Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta

i Gminy w Szczytnej.

§ 3

Urząd jest jednostką, przy pomocy której Burmistrz jako organ wykonawczy Gminy realizuje swoje zadania.

§ 4

Siedzibą Urzędu jest budynek w Szczytnej przy ul. Wolności 42.

§ 5

Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.

§ 6

Urząd realizuje zadania:

1. własne – wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustaw szczególnych i uchwał Rady ,

2. zlecone – z zakresu administracji rządowej zlecone Gminie na mocy obowiązujących ustaw,

3. przyjęte – z zakresu administracji rządowej powierzone samorządom na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy Radą a organem administracji rządowej.

§ 7

Regulamin określa między innymi :

1/ strukturę organizacyjną Urzędu,

2/ zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu,

3/ zadania i kompetencje poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy,

4/ zasady funkcjonowania Urzędu,

5/ zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie,

6/ wykaz spraw zastrzeżonych do wyłącznej decyzji Burmistrza,

7/ schemat struktury organizacyjnej Urzędu.

II. Struktura organizacyjna Urzędu

§ 8

Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią:

A/ Kierownictwo Urzędu :

Wyszczególnienie stanowisk	Symbol	Etatyzacja
Burmistrz Zastępca Burmistrza Sekretarz Skarbnik	B BZ SR S	1 1 1 1
RAZEM		4

B/ Samodzielne stanowiska pracy:

Wyszczególnienie stanowisk	Symbol	Etatyzacja
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Radca Prawny Zastępca Skarbnika Stanowisko ds. zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej Stanowisko ds. BHP Stanowisko ds. obsługi rady i sołectw Stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych Stanowisko ds. sekretariatu i kadr	USC RP ZS OC BHP OR EL SK	1 1/2 1 ½ 1/3 1 1 1

Wyszczególnienie stanowisk	Symbol	Etatyzacja
Stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej, rolnictwa i porządku publicznego Stanowisko ds. oświaty, zdrowia i pomocy społecznej Stanowisko ds. archiwum zakładowego Stanowisko ds. informatyki i informacji publicznej Stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami Stanowisko ds. gospodarki mieszkaniowej Stanowisko ds. zamówień publicznych i przygotowania inwestycji Stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego i budownictwa Stanowisko ds. infrastruktury technicznej Stanowisko ds. ochrony środowiska i gospodarki wodnej Stanowisko ds. wymiaru Stanowisko ds. płac i rozliczeń Stanowisko ds. księgowości podatkowej Stanowisko ds. obsługi kasy Stanowisko ds. księgowości budżetowej Gminne Centrum Informacji i Promocji Stanowisko ds. promocji, kultury turystyki, sportu Stanowisko ds. współpracy europejskiej	DG OZ AZ IP GN GM ZP ZB IT OS W PR KP K KS P	1 1 1/4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1/2 2
RAZEM		22 1/12

C/ Stanowiska pomocnicze :

Wyszczególnienie stanowisk	Etatyzacja
Stanowisko ds. zaopatrzenia	1
RAZEM	1

D/ Stanowiska obsługi :

Wyszczególnienie stanowisk	Etatyzacja
Kierowca autobusu gminnego Kierowca pojazdów Ochotniczej Straży Pożarnej Sprzątaczka w Urzędzie Miasta i Gminy	1 1 1
RAZEM	3

E/Komórka organizacyjna: Miejsko – Gminne Centrum Reagowania – symbol MGCR

§ 9

Schemat struktury organizacyjnej Urzędu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

III. Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem

Urzędu

§ 10

Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu.

§ 11

Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika.

§ 12

W czasie nieobecności Burmistrza z powodu choroby lub innych przyczyn, obowiązki i uprawnienia Burmistrza przechodzą na Zastępcę Burmistrza.

§ 13

Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu, nadzoruje tok pracy biurowej, przebieg obsługi interesantów, terminowość przygotowania materiałów, sprawozdań i informacji niezbędnych do wykonywania zadań Burmistrza.

§ 14

1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu Gminy, organizuje całość prac związanych z budżetem i realizacją zadań Gminy w zakresie finansowym.

2. Skarbnik kontrasygnuje czynności prawne powodujące powstanie zobowiązań majątkowych.

§ 15

Szczegółowy podział zadań i kompetencji pomiędzy Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem i Skarbnikiem określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 16

Wykaz spraw zastrzeżonych do wyłącznej decyzji Burmistrza określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

IV. Zadania i kompetencje samodzielnych stanowisk pracy

§ 17

Urząd działa w strukturze samodzielnych stanowisk pracy, które kompleksowo realizują zadania, do wykonywania których zostały powołane, z zastrzeżeniem Miejsko-Gminnego Centrum Reagowania, działającego na podstawie Regulaminu Miejsko-Gminnego Zespołu Reagowania oraz Planu Reagowania Kryzysowego.

§ 18

Realizując zadania Urzędu, pracownicy wykonują następujące czynności i działania

natury ogólnej :

1/ dbają o prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań,

2/ przestrzegają obowiązujących przepisów prawa,

3/ wykonują wszystkie zadania sumiennie, sprawnie i bezstronnie,

4/ zachowują się z godnością w miejscu pracy i poza nim,

5/ przestrzegają dyscypliny pracy i dbają o powierzone mienie Urzędu,

6/ przygotowują projekty aktów prawnych organów Gminy ,

7/ opracowują projekty planów rozwoju Gminy i budżetu Gminy w części dotyczącej ich zakresu działań,

8/ opracowują prognozy, analizy, oceny oraz sprawozdania w ramach prowadzonych spraw,

9/ w zakresie wykonywania zadań współdziałają z innymi komórkami Urzędu oraz z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,

10/ zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji Rady,

11/ przygotowują odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz skargi i wnioski obywateli,

12/ przygotowują projekty decyzji administracyjnych,

13/ wykonują na polecenie kierownictwa Urzędu inne zadania w sprawach nieobjętych zakresem działania stanowiska.

§ 19

1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca jest powołany uchwałą Rady.

2. Do zakresu działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należą między innymi sprawy :

1/ wynikające z ustawy z dnia 29 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego,

2/ wykonywania czynności USC wynikające z ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz ustawy kodeks postępowania cywilnego,

3/ prowadzenia spraw związanych z rejestracją poborowych i przeprowadzaniem poboru,

4/ współdziałania z organami wojskowymi na rzecz obronności w zakresie:

- nakładania świadczeń osobistych i rzeczowych,

- prowadzenia akcji kurierskiej,

5/ wynikające z ustawy o ochronie informacji niejawnych w tym prowadzenie kancelarii tajnej i pełnienie obowiązków Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych,

6/ Administratora Danych Osobowych oraz nadzór nad realizacją ustawy o ochronie danych osobowych.

§ 20

Do zakresu działania Radcy Prawnego należy obsługa prawna Urzędu, Rady, jednostek budżetowych Gminy i Przedszkola Publicznego, w tym między innymi opiniowanie pod względem formalno – prawnym projektów aktów prawnych organów Gminy, wydawanie opinii prawnych w sprawach wynikających ze stosunku pracy oraz innych wymagających takiej opinii, prowadzenie spraw zastępstwa sądowego przed wszystkimi sądami, udzielanie wyjaśnień w zakresie obowiązującego stanu prawnego.

§ 21

Do zakresu działania Zastępcy Skarbnika należy między innymi :

1/ w czasie nieobecności Skarbnika jego zastępstwo,

2/ prowadzenie księgowości budżetowej Gminy,

3/ prowadzenie spraw dotyczących ewidencji, wartości i sprawozdawczości środków trwałych,

4/ bieżące prowadzenie kont analitycznych i rozrachunkowych,

5/ sprawozdawczość budżetowa,

6/ prowadzenie i sprawozdawczość budżetu Rady,

§ 22

Do zakresu działania stanowiska ds. zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej należy realizacja zadań wynikających z odrębnych przepisów dotyczących obrony cywilnej oraz między innymi, koordynacja spraw związanych z zabezpieczeniem przed powodzią i innymi klęskami żywiołowymi.

§ 23

Do zakresu działania stanowiska ds. BHP należy prowadzenie w Urzędzie, jednostkach budżetowych Gminy i Przedszkolu Publicznym spraw bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowych zgodnie z obwiązującymi przepisami prawa, a także prowadzenie szkoleń wstępnych zatrudnianych pracowników.

§ 24

Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi rady i sołectw należy między innymi :

1/ prowadzenie pełnej dokumentacji z posiedzeń Rady i jej organów,

2/ udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu ich funkcji,

3/ prowadzenie zbioru przepisów gminnych, rejestru uchwał Rady, rejestru wniosków Komisji i interpelacji radnych

4/ prowadzenie pełnej dokumentacji z zebrań wiejskich oraz obsługa wyborów organów sołectwa.

§ 25

Do zakresu działania stanowiska ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych należą między innymi sprawy wynikające z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, oraz udzielanie informacji adresowych, prowadzenie stałego rejestru wyborców, prowadzenie i aktualizacja komputerowej bazy danych w zakresie ewidencji ludności, a także przyjmowanie wniosków i wydawanie paszportów zgodnie z zawartym porozumieniem.

§ 26

Do zakresu działania stanowiska ds. sekretariatu i kadr należy między innymi :

1/ prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz Przedszkola Publicznego w Szczytnej i kierowników jednostek organizacyjny Gminy,

2/ prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu i Przedszkola Publicznego w Szczytnej,

3/ obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

4/ obsługa centrali telefonicznej,

5/ prowadzenie korespondencji Urzędu,

6/ prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza,

7/ prowadzenie praktyk i stażów,

8/ nadzór i ocena pracy sprzątaczki Urzędu.

§ 27

Do zakresu działania stanowiska ds. ewidencji działalności gospodarczej, rolnictwa i

porządku publicznego należy między innymi :

1/ ewidencjonowanie działalności gospodarczej,

2/ wykonywanie czynności przypisanych Gminie związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego,

3/ prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zarobkowy przewóz osób,

4/ prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i działań na rzecz przestrzegania przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,

5/ koordynacja spraw związanych z występowaniem oraz zwalczeniem chorób zakaźnych zwierząt hodowlanych,

6/ współpraca w zakresie rolnictwa ze Starostwem Powiatowym, Rejonowym Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego, Stacją Hodowli Zwierząt, Inspekcją Ochrony Roślin ,

7/ koordynacja spraw związanych ze spisem rolnym,

8/ wydawanie zaświadczeń o posiadaniu gospodarstwa rolnego,

9/ współpraca z jednostkami Ochotniczej Straży Pożarnej oraz naczelnikami OSP w sprawie realizacji zadań własnych Gminy z zakresu ochrony przeciwpożarowej,

10/ nadzór i rozliczanie kart drogowych pojazdów OSP,

11/ współpraca z Policją w zakresie porządku publicznego w Gminie,

12/ nadzór nad organizacją imprez masowych,

13/ wydawanie i cofanie pozwoleń na przeprowadzenie zbiórek publicznych na obszarze działania Gminy.

§ 28

Do zakresu działania stanowiska ds. oświaty, zdrowia i pomocy społecznej należy między innymi :

1/ współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy i stowarzyszeniami w zakresie oświaty, zdrowia i pomocy społecznej,

2/ realizacja zadań Gminy w zakresie dowozu dzieci do szkół,

3/ nadzór i rozliczanie pracy kierowcy autobusu gminnego,

4/ nadzór i koordynacja działań jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie oświaty, zdrowia i pomocy społecznej.

§ 29

Do zakresu działania stanowiska ds. archiwum zakładowego należy między innymi współpraca z pracownikami Urzędu w zakresie przygotowywania i przekazania dokumentacji do archiwum, prowadzenie archiwum zakładowego, przekazywanie akt do Archiwum Państwowego, utrzymanie ładu i porządku w archiwum zakładowym.

§ 30

Do zakresu działania stanowiska ds. informatyki i informacji publicznej należy między innymi :

1/ nadzór nad funkcjonowaniem sprzętu komputerowego w Urzędzie,

2/ nadzór nad funkcjonowaniem sprzętu komputerowego w Miejskim Ośrodku Kultury w Szczytnej, Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Szczytna i Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczytnej,

3/ nadzór nad funkcjonowaniem sieci informatycznej w Urzędzie,

4/ nadzór nad funkcjonowaniem sieci informatycznej w Miejskim Ośrodku Kultury w Szczytnej, Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Szczytna i Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczytnej,

5/ obsługa poczty elektronicznej w Urzędzie,

6/ prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Gminy,

7/ prowadzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej, oraz udostępnianie innych form informacji publicznej,

8/ pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

§ 31

Do zakresu działania stanowiska ds. gospodarki nieruchomościami należy między innymi :

1/ prowadzenie ewidencji mienia komunalnego tzw. gminnego zasobu nieruchomości,

2/ prowadzenie ewidencji nieruchomości sprzedanych, oddanych w użytkowanie wieczyste, w trwały zarząd, użytkowanie, w dzierżawę i najem oraz użyczenie,

3/ przygotowanie i prowadzenie sprzedaży i oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości,

4/ przygotowanie i prowadzenie spraw związanych z oddaniem nieruchomości w trwały zarząd, użytkowanie, dzierżawę , najem i użyczenie,

5/ prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem na rzecz jednostek organizacyjnych Gminy trwałego zarządu lub innych form prawnych przekazania i zagospodarowania nieruchomości,

6/ ustalanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego i dzierżawy gruntu oraz ich aktualizacji i sporządzenie wykazów dla potrzeb Urzędu,

7/ prowadzenie spraw związanych z aktualizacją wartości nieruchomości gminnych,

8/ prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,

9/ prowadzenie spraw z zakresu komunalizacji mienia.

§ 32

Do zakresu działania stanowiska ds. gospodarki mieszkaniowej należy między innymi:

1/ realizacja ustawy o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych w zakresie zadań należących do kompetencji Gminy,

2/ nadzór i koordynacja działań w zakresie gospodarki gminnymi zasobami lokali użytkowych i mieszkalnych,

3/ koordynacja i nadzór nad zarządzaniem wspólnotami mieszkaniowymi.

§ 33

Do zakresu działania stanowiska ds. zamówień publicznych i przygotowania inwestycji należy między innymi :

1/ prowadzenie postępowania o udzielenie zamówień publicznych we wszystkich sprawach prowadzonych przez Gminę w trybie innym niż zamówienia z wolnej ręki,

2/ przygotowanie wniosków o dotacje i środki z funduszy pomocowych na realizacje inwestycji i remonty kapitalne ,

3/ rozliczanie środków finansowych otrzymanych na realizację inwestycji i remonty kapitalne.

§ 34

Do zakresu działania stanowiska ds. zagospodarowania przestrzennego i budownictwa należy między innymi :

1/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym i ustawy Prawo budowlane należących do kompetencji Gminy,

2/ przygotowanie dokumentacyjne zadań inwestycyjnych i remontowych w zakresie budownictwa realizowanych przez Gminę,

3/ nadzór nad realizowanymi inwestycjami i remontami budowlanymi,

4/ współpraca z inspektorami nadzoru,

5/ prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic oraz numeracją porządkową nieruchomości.

§ 35

Do zakresu działania stanowiska ds. infrastruktury technicznej należy między innymi :

1/ nadzór i koordynacja działań w zakresie gospodarki komunalnej, infrastruktury technicznej i zarządzania cmentarzem,

2/ przygotowanie dokumentacyjne inwestycji i remontów w zakresie infrastruktury technicznej,

3/ nadzór nad realizacją inwestycji i remontów w zakresie infrastruktury technicznej,

4/ współpraca z inspektorami nadzoru,

5/ koordynacja spraw związanych z oznakowaniem i oświetleniem ulic i placów,

6/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o drogach publicznych należących do kompetencji Gminy,

7/ koordynowanie spraw związanych z eksploatacją , budową i korzystaniem z wysypisk odpadów, oczyszczalni, kolektorów, ujęć wody i innych urządzeń infrastruktury technicznej Gminy.

§ 36

Do zakresu działania stanowiska ds. ochrony środowiska i gospodarki wodnej należy między innymi :

1/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie przyrody, ustawy Prawo ochrony środowiska, ustawy Prawo wodne i ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach należących do kompetencji Gminy,

2/ prowadzenie spraw związanych z melioracją terenów rolnych,

3/ współpraca z Kołami Łowieckimi,

4/ prowadzenie rejestru ras psów uznanych za agresywne,

5/ realizacja zadań Gminy w zakresie opieki nad zwierzętami bezpańskimi i źle traktowanymi,

6/ prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem wścieklizny u zwierząt,

7/ prowadzenie działań na rzecz ochrony flory i fauny.

§ 37

Do zakresu działania stanowiska ds. wymiaru należy między innymi prowadzenie spraw wymiaru podatku od osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, kontrola podatkowa, wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym.

§ 38

Do zakresu działania stanowiska ds. płac i rozliczeń należy między innymi :

1/ prowadzenie spraw związanych z obsługą płacową pracowników Urzędu i Przedszkola Publicznego w Szczytnej,

2/ prowadzenie spraw finansowo – księgowych Przedszkola Publicznego w Szczytnej,

3/ skreślony.

§ 39

Do zakresu działania stanowiska ds. księgowości podatkowej należy między innymi prowadzenie księgowości podatkowej i sprawozdawczości w tym zakresie, prowadzenie windykacji należności gminnych, rozliczanie wpłat z tytułu podatków lokalnych.

§ 40

Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi kasy należy między innymi prowadzenie obsługi kasowej Urzędu, sprzedaż znaków skarbowych, wystawianie poleceń przelewowych, gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, prowadzenie ksiąg inwentarzowych i rozliczanie inwentaryzacji, rozliczanie należności i wpłat z tytułu użytkowania wieczystego i sprzedaży nieruchomości.

§ 40a

Do zakresu działania stanowiska ds.księgowości budżetowej należy między innymi:

1/ aktualizacja i prowadzenie ksiąg inwentarzowych,

2/ aktualizowanie numerów inwentarzowych środków trwałych,

3/ rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych,

4/ naliczenie umorzenia środków trwałych,

5/ prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT i rozliczanie podatku,

6/ ewidencja dokumentów księgowych,

7/ księgowanie syntetyczne i analityczne środka specjalnego - Zajęcie pasa drogowego.

§ 41

Do zakresu działania Gminnego Centrum Informacji i Promocji należy między innymi :

1/ inicjowanie i realizacja wszelkich form informacyjnych i reklamowych służących promocji i rozwojowi Gminy,

2/ koordynowanie i organizowanie współpracy z gminami partnerskimi,

3/ prowadzenie i rozwijanie informacji turystycznej ,

4/ współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy i stowarzyszeniami w zakresie kultury i sportu,

5/ nadzór i koordynacja działań Miejskiego Ośrodka Kultury,

6/ koordynacja działań w zakresie sportu i kultury fizycznej,

4/ prowadzenie punktu informacyjnego wspomagającego aktywizację zawodową bezrobotnych,

5/ prowadzenie punktu informacyjnego o Unii Europejskiej,

6/ przygotowywanie wniosków o pozyskanie środków z funduszy Unii Europejskiej na potrzeby Gminy.

V. Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 42

W Urzędzie obowiązują zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określonych instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych.

§ 43

Zasady rejestracji pism, klasyfikacji archiwalnej i przechowywania akt określa odrębna instrukcja.

§ 44

Zasady podpisywania pism i dokumentów określa załącznik nr 4 do Regulaminu.

§ 45

Organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa Regulamin Pracy Urzędu.

§ 46

Organizację, zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa Regulamin Kontroli Wewnętrznej stanowiący załącznik nr 5 do Regulaminu.

§ 47

Zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie określa zarządzenie Burmistrza.

VI. Zasady współdziałania z Radą Miejską

§ 48

1. Stanowisko ds. obsługi rady i sołectw prowadzi rejestr interpelacji i zapytań radnych oraz wniosków Komisji Rady, które niezwłocznie przekazuje Zastępcy Burmistrza.

2. Zastępca Burmistrza przekazuje zgłoszone interpelacje, zapytania lub wnioski właściwemu pracownikowi w celu merytorycznego przygotowania odpowiedzi. 3. Przygotowaną odpowiedź akceptuje bezpośredni przełożony pracownika i przedkłada do podpisu Burmistrzowi.

§ 49

1. Projekty uchwał Rady przygotowują pracownicy na polecenie kierownictwa Urzędu lub z własnej inicjatywy gdy obowiązek ich wydania wynika z aktów prawnych.

2. Pracownicy przedkładają projekty uchwał Sekretarzowi po zaopiniowaniu przez radcę prawnego.

3. Sekretarz po uzyskaniu akceptacji Burmistrza lub Zastępcy, projekty uchwał przekazuje przewodniczącemu Rady.

§ 50

Materiały opracowywane przez pracowników Urzędu dla potrzeb Komisji Rady przekazywane są za pośrednictwem Burmistrza lub Zastępcy po uprzedniej akceptacji Sekretarza pod względem formalnym.

§ 51

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy przedkładają pracownikowi Urzędu prowadzącemu nadzór na jednostką, projekty uchwał Rady oraz wszystkie materiały przygotowane na posiedzenia Rady i Komisji Rady.

2. Unormowania zawarte w § 48 – 50 stosuje się odpowiednio do kierowników jednostek.

VII. Postanowienia końcowe

§ 52

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2003r.

§ 53

Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązujący dotychczas Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Szczytna przyjęty uchwałą nr VI/48/94 Rady Miejskiej w Szczytnej z dnia 8 grudnia 1994r. z późniejszymi zmianami.

§ 54

Zmiany w Regulaminie mogą być dokonane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia.

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Dokument (plik) do pobrania u dołu strony.

Załącznik nr 2 do Regulaminu

PODZIAŁ ZADAŃ I KOMPETENCJI

POMIĘDZY KIEROWNICTWEM URZĘDU

§ 1

Burmistrz jest stanowiskiem z wyboru. Wykonuje zadania wynikające z ustawy o

samorządzie gminnym oraz z innych przepisów określających status Burmistrza.

§ 2

Do zakresu działania Burmistrza należy w szczególności :

1/ kierowanie Urzędem i wykonywanie czynności należących do pracodawcy w rozumieniu kodeksu pracy,

2/ kierowanie bieżącymi sprawami Gminy,

3/ reprezentowanie Gminy na zewnątrz ,

4/ wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych i w sprawach z zakresu administracji publicznej,

5/ udzielanie pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,

6/ wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej,

7/ udzielanie upoważnień pracownikom do wydawania decyzji administracyjnych,

8/ rozpatrywanie skarg i wniosków na działanie pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy,

9/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:

- Zastępcy Burmistrza

- Sekretarza

- Skarbnika

10/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością samodzielnych

stanowisk pracy :

- Urząd Stanu Cywilnego

- zarządzanie kryzysowe i oc

- zamówienia publiczne i przygotowanie inwestycji

- zagospodarowanie przestrzenne i budownictwo

- infrastruktura techniczna

- ochrona środowiska i gospodarka wodna

• gospodarka nieruchomościam

10a/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Miejsko-Gminnego Centrum Reagowania,

11/ wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do jego właściwości przepisami

prawa oraz uchwałami Rady.

§ 3

Zastępca Burmistrza jest stanowiskiem z powołania, którego dokonuje Burmistrz zarządzeniem.

§ 4

Do zadań i kompetencji Zastępcy Burmistrza należy w szczególności :

1/ wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,

2/ sprawowanie funkcji Burmistrza w razie nieobecności Burmistrza lub niemożności pełnienia przezeń obowiązków,

3/ sprawowanie nadzoru nad działalnością jednostek organizacyjnych Gminy,

4/ przygotowanie materiałów do pracy Burmistrza i współpraca w tym zakresie z Sekretarzem,

5/ prowadzenie kontroli wewnętrznej Urzędu,

6/ planowanie i rozliczanie kosztów utrzymania Urzędu,

7/ sprawowanie nadzoru i ocena pracy stanowisk pomocniczych,

8/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością samodzielnych

stanowisk pracy:

- oświata, zdrowie i pomoc społeczna

- obsługa rady i sołectw

- informatyka i informacja publiczna

- BHP

- gospodarka mieszkaniowa

- Gminne Centrum Informacji i Promocj.

§ 5

Sekretarz jest stanowiskiem z powołania, którego dokonuje Rada na wniosek Burmistrza.

§ 6

Do zadań i kompetencji Sekretarza należy w szczególności :

1/ wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,

2/ opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu, oraz uaktualnianie go w miarę potrzeb,

3/ rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między pracownikami Urzędu,

4/ inicjowanie i przygotowywanie działań dla usprawniania funkcjonowania Urzędu, w tym przygotowywanie propozycji zmian zakresów czynności pracowników,

5/ nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków obywateli,

6/ egzekwowanie przestrzegania przez pracowników Urzędu Statutu Gminy, instrukcji kancelaryjnej, przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,

Regulaminu i Regulaminu Pracy Urzędu,

7/ obsługa wyborów do organów przedstawicielskich i referendów,

8/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością samodzielnych stanowisk pracy :

- ewidencja działalności gospodarczej, rolnictwo i porządek publiczny

- ewidencja ludności i dowody osobiste

- radca prawny

- archiwum zakładowe

• sekretariat i kadry

9/współpraca z organizacjami pozarządowymi, w tym w szczególności:

• utrzymywanie bieżacych kontaktów z sektorem pozarządowym,

• ogłaszanie i przeprowadzanie otwartych konkursów ofert w zakresie poleconym przez Burmistrza Miasta i Gminy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) i wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze,

• aktualizowanie bazy danych Szczytniańskich Organizacji Pozarządowych.

§ 7

Skarbnik jest stanowiskiem z powołania, którego dokonuje Rada na wniosek Burmistrza.

§ 8

Do zadań i kompetencji Skarbnika należy w szczególności :

1/ przygotowanie projektu budżetu Gminy,

2/ dokonywanie analizy budżetu i bieżące informowanie Burmistrza o jego realizacji,

3/ przekazywanie pracownikom Urzędu oraz kierownikom podległych jednostek wytycznych oraz danych niezbędnych do opracowywania projektu budżetu Gminy,

4/ opracowanie i organizacja obiegu dokumentów finansowych,

5/ przygotowanie sprawozdania z wykonania budżetu Gminy,

6/ nadzór spraw związanych z windykacją należności podatkowych,

7/ kontrola wewnętrzna w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy pod względem finansowym,

8/ wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów,

jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,

9/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością samodzielnych stanowisk pracy :

- księgowy podatkowy

- zastępca Skarbnika

- wymiar

- obsługa kasy

- płace i rozliczenia

• księgowy budżetowy.

Załącznik nr 3 do Regulaminu

WYKAZ SPRAW

ZASTRZEŻONYCH DO DECYZJI BURMISTRZA

1. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu.

2. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami samorządowymi, awansowanie ich i zawieszanie w czynnościach służbowych,

3. Przyznawanie wyróżnień i nagród pracownikom samorządowym oraz występowanie o odznaczenia państwowe.

4. Podejmowanie decyzji o ukaraniu pracowników.

5. Wydawanie opinii dla pracowników Urzędu.

6. Delegowanie pracowników na okres 3 miesięcy do pracy poza miejscem zamieszkania.

7. Wydawanie upoważnień pracownikom do wydawania decyzji administracyjnych.

Załącznik nr 4 do Regulaminu

Zasady podpisywania pism i dokumentów.

§ 1

Burmistrz podpisuje :

1. zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,

2. pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

3. pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy,

4. odpowiedzi na skargi i wnioski ,

5. odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

6. decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

7. pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,

8. pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądem i organami administracji,

9. upoważnienia wydawane pracownikom Urzędu do podpisywania decyzji administracyjnych.

§ 2

Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.

§ 3

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego lub Zastępca Kierownika podpisują pisma pozostające w zakresie działania USC.

§ 4

Pracownicy przygotowujący projekty uchwał Rady, pism i decyzji administracyjnych parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

Załącznik nr 5 do Regulaminu

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:

- Komisja Rewizyjna Rady zgodnie z odrębnie ustalonym Regulaminem Pracy tej komisji,

- Burmistrz lub Zastępca Burmistrza, Sekretarz lub Skarbnik w uzgodnieniu z Burmistrzem w sprawach funkcjonowania Urzędu i działalności jednostek organizacyjnych Gminy,

- pracownicy Urzędu z upoważnienia Burmistrza w jednostkach organizacyjnych Gminy.

§ 2

Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:

1/ ustaleniu stanu faktycznego,

2/ badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,

3/ ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych,

4/ wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych,

5/ wskazaniu przykładów sumiennej i dobrej pracy.

II .System oraz formy kontroli wewnętrznej

§ 3

Kontrola wewnętrzna może mieć charakter:

1/ kontroli wstępnej – podlegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanych lub nielegalnym działaniom,

2/ kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami ( normami, przepisami itp.). W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami.

3/ kontroli następnej – obejmującej badanie dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

§ 4

Na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentu, kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

§ 5

Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:

1. Kontrola formalna, tj. badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami

określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli i konfrontacji dokumentów jak i opracowania sprawozdawczości.

2. Kontrola rachunkowa, tj. badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.

3. Kontrola merytoryczna, tj. badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.

III. Tryb przeprowadzenia kontroli

§ 6

1. Kontrole przeprowadzone są w oparciu o harmonogram kontroli bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy.

2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie.

3. Burmistrz zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.

4. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.

IV. Obowiązki kontrolujących

§ 7

Do obowiązków kontrolujących należy:

- rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,

- w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień, ustalenie ich przyczyn

- i skutków,

- ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia.

§ 8

1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół powinien być zakończony wnioskami.

2. Protokół sporządza się w 3 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.

3. Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

§ 9

Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega.

V. Postanowienia końcowe

§ 10

Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych w sprawach przedmiotu kontroli.

§ 11

Pracownik kontrolowany lub kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany do złożenia w ciągu 7 dni pisemnych wyjaśnień w stosunku do zawartych w protokole ustaleń.

§ 12

Dokumentacja kontroli rejestrowana jest na stanowisku Zastępcy Burmistrza.