ZARZĄDZENIE Nr 29/2007
Burmistrza Szczytnej
z dnia 16 stycznia 2007 roku

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001, Nr 142, poz. 1591 ze zm.) nadaję:

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Wykonanie Zarządzenia powierzam Zastępcy Burmistrza Szczytnej.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIASTA I GMINY W SZCZYTNEJ

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu.

§ 2

Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o :
1/ Gminie - należy przez to rozumieć Miasto i Gminę Szczytna
2/ Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Szczytnej
3/ Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Szczytnej
4/ Zastępcy Burmistrza – należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Szczytnej
5/ Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Szczytnej
6/ Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Szczytnej
7/ Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Szczytnej
8/ Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej,
9/ Referacie- należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu,
10/ Komisji – należy przez to rozumieć Komisję Rady Miejskiej w Szczytnej.

§ 3

Urząd jest jednostką, przy pomocy której Burmistrz jako organ wykonawczy Gminy realizuje swoje zadania.

§ 4

Siedzibą Urzędu jest budynek w Szczytnej przy ul. Wolności 42.

§ 5

Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.

§ 6

Urząd realizuje zadania:
1. własne – wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustaw szczególnych i uchwał Rady ,
2. zlecone i powierzone – z zakresu administracji rządowej Gminie na mocy obowiązujących ustaw,
3. przyjęte – w drodze porozumień zawartych z organami administracji rządowej i samorządowej.

§ 7

Regulamin określa między innymi :
1/ strukturę organizacyjną Urzędu,
2/ zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu,
3/ zadania i kompetencje komórek organizacyjnych oraz poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy,
4/ zasady funkcjonowania Urzędu,
5/ zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie,
6/ wykaz spraw zastrzeżonych do wyłącznej decyzji Burmistrza,
7/ schemat struktury organizacyjnej Urzędu.

II. Struktura organizacyjna Urzędu

§ 8

Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią:

A/ Kierownictwo Urzędu - Symbol - Etatyzacja
1. Burmistrz – B - 1
2. Zastępca Burmistrza – ZB - 1
3. Sekretarz - SR - 1
4. Skarbnik - S - 1

B/ Komórki organizacyjne - Symbol - Etatyzacja
1. Referat Organizacyjny - RO - 13½
2. Referat Finansowy - RF - 5
3. Referat Techniczno-Inwestycyjny - RTI - 7

C/ Miejsko – Gminne Centrum Reagowania  –  MGCR  zgodnie z  § 26

D/ Samodzielne stanowiska pracy - Symbol - Etatyzacja
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - USC - 1
Stanowisko ds. zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej - OC   1/2

§ 9

Schemat struktury organizacyjnej Urzędu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

III.  Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu

§ 10

Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu.

§ 11

1. Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika oraz Kierowników Referatów.
2. W czasie nieobecności Sekretarza obowiązki i uprawnienia Sekretarza przejmuje Kierownik Referatu Organizacyjnego.

§ 12

W czasie nieobecności Burmistrza z powodu choroby lub innych przyczyn, obowiązki i uprawnienia Burmistrza przejmuje Zastępca Burmistrza.

§ 13

Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu, nadzoruje tok pracy biurowej, przebieg obsługi interesantów, terminowość przygotowania materiałów, sprawozdań i informacji niezbędnych do wykonywania zadań Burmistrza.

§ 14

1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu Gminy, organizuje całość prac związanych z budżetem i realizacją zadań Gminy w zakresie finansowym.
2. Skarbnik kontrasygnuje czynności prawne powodujące powstanie zobowiązań majątkowych.
3. Skarbnik kieruje pracą Referatu Finansowego.

§ 15

1. Referatem Techniczno-Inwestycyjnym kieruje Kierownik Referatu zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
2. Referatem Organizacyjnym kieruje Kierownik Referatu zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

§ 16

1. Kierownicy poszczególnych Referatów ponoszą odpowiedzialność za sprawne i zgodne z prawem ich funkcjonowanie.
2. Wykonując zadania Kierownicy Referatów są zobowiązani ściśle współpracować w formie uzgodnień, konsultacji, opinii, wyjaśnień, udostępniania materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnie prac nad realizacją określonych zadań.
3. W przypadku spraw, których opracowanie i realizacja wymaga współdziałania kilku kierowników Referatów, koordynacja należy do kierownika Referatu, w którego zakresie działania mieści się problem podstawowy.
4. Kierownik Referatu koordynującego realizację danej sprawy uzgadnia stanowisko z właściwymi kierownikami Referatów.
5. Kierownicy Referatów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
6. Kierownicy Referatów przygotowują pisemne propozycje zmian zakresów czynności dla podległych pracowników i przedkładają je Sekretarzowi oraz pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników.
7. W przypadku, gdy kierujący Referatem nie może pełnić swoich obowiązków z powodu choroby, urlopu lub innych przyczyn zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.
8. Do obowiązków Kierowników Referatów należy w szczególności:
1/ sprawne wykonywanie zadań, ustalanie zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy,
2/ rzetelne i terminowe opracowywanie materiałów dla potrzeb Rady i Komisji,
3/ uczestniczenie w posiedzeniach Komisji, jeżeli tematyka posiedzeń ma związek z zakresem działania Referatu,
4/ uczestniczenie w sesjach Rady,
5/ zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów i pism kierowanych do Referatu,
6/ nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Referatu terminowości załatwiania spraw, terminowości przekazywania dokumentów finansowych do Referatu Finansowego, dyscypliny pracy, dbałości o powierzone pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie.
9. Do obowiązków Kierownika Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1/obsługa wyborów do organów przedstawicielskich i referendów,
2/ prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi,
3/ prowadzenie rejestru i zbioru Zarządzeń Burmistrza Szczytnej,
4/ prowadzenie pełnej dokumentacji z posiedzeń Rady,
5/ udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu ich funkcji,
6/ prowadzenie zbioru przepisów gminnych, rejestru i zbioru uchwał Rady, rejestru wniosków i interpelacji radnych.
10. Do obowiązków Kierownika Referatu Techniczno-Inwestycyjnego należy w szczególności prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość zamówienia jest większa od wartości podanej w art.4 pkt 8) ustawy - Prawo Zamówień Publicznych, lub zamówień o wartości mniejszej, ale którego wykonawca ma zostać wybrany zgodnie z ustawą na podstawie innych dokumentów (np. umowy o dofinansowanie).

§ 17

Szczegółowy podział zadań i kompetencji pomiędzy Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem i Skarbnikiem określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 18

Wykaz spraw zastrzeżonych do wyłącznej decyzji Burmistrza określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

IV. Zadania i kompetencje Referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy

§ 19

Urząd działa w strukturze wyodrębnionych Referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy, które kompleksowo realizują zadania, do wykonywania których zostały powołane.

§ 20

Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

§ 21

1. Do wspólnych zadań Referatów należy:
1) przygotowywanie projektów aktów prawnych organów Gminy,
2) przygotowywanie sprawozdań z wykonania uchwał Rady,
3) zasięganie opinii odpowiednich komisji Rady w sprawach należących do zakresu działania poszczególnych Referatów, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów,
4) opracowywanie projektów planów rozwoju Gminy i budżetu Gminy w części dotyczącej ich zakresu działań,
5) opracowywanie prognoz, analiz, ocen oraz sprawozdań w ramach prowadzonych spraw,
6) współdziałanie w zakresie wykonywania zadań z samodzielnymi stanowiskami pracy oraz z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,
7) zapewnianie obsługi merytorycznej właściwych komisji Rady,
8) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych oraz skargi i wnioski obywateli,
9) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie swojej właściwości, przygotowywanie projektów decyzji z zakresu administracji publicznej oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
10) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w programach rozwoju i budżecie gminy,
11) zapewnienie właściwych warunków obsługi interesantów,
12) podejmowanie zadań w celu zapewnienia racjonalnego wykorzystania środków z budżetu Gminy, a także mienia komunalnego,
13) współdziałanie w zakresie kreowania polityki informacyjnej Gminy oraz komunikacji społecznej,
14) aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według kompetencji merytorycznej Referatów , współpraca z informatykiem w zakresie aktualizacji danych,
15) przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych, współdziałanie w tym zakresie z Pełnomocnikiem Burmistrza ds. ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
16) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień obowiązujących w Urzędzie regulaminów,
17) przestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych,
18) współdziałanie w zakresie sprawozdawczości statystycznej z referatem wiodącym,
19) współpraca z Referatem Finansowym w zakresie opracowywania harmonogramu wydatków, wystawiania faktur VAT oraz prowadzenia egzekucji administracyjnej i świadczeń pieniężnych wynikających z zobowiązań cywilno – prawnych,
20) współpraca z Referatem Techniczno – Inwestycyjnym w zakresie opracowywania planu zamówień publicznych.

§ 22

Realizując zadania Urzędu, pracownicy wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej :
1/ dbają o prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań,
2/ przestrzegają obowiązujących przepisów prawa,
3/ wykonują wszystkie zadania sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
4/ zachowują się z godnością w miejscu pracy i poza nim,
5/ przestrzegają dyscypliny pracy i dbają o powierzone mienie Urzędu,
6/ przygotowują projekty decyzji administracyjnych,
7/ wykonują na polecenie przełożonych inne zadania w sprawach nieobjętych zakresem działania stanowiska,
8/ przestrzegają zasady podporządkowania służbowego wynikającego z organizacji Urzędu i szczegółowego podziału czynności.

§ 23

Do zadań i kompetencji Referatu Organizacyjnego w szczególności należy:

1. W zakresie sekretariatu i kadr:
1/ prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
2/ prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,
3/ obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
4/ obsługa centrali telefonicznej,
5/ prowadzenie korespondencji Urzędu,
6/ prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza,
7/ prowadzenie praktyk i stażów,
8/ nadzór i ocena pracy sprzątaczki,
9/ nadzór i ocena pracy stanowisk pomocniczych,
10/ prowadzenie spraw osobowych.

2. W zakresie ewidencji działalności gospodarczej i porządku publicznego:
1/ ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
2/ wykonywanie czynności przypisanych Gminie związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego,
3/ prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zarobkowy przewóz osób,
4/ prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i działań na rzecz przestrzegania przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,
5/ koordynacja spraw związanych z występowaniem oraz zwalczeniem chorób zakaźnych zwierząt hodowlanych,
6/ współpraca w zakresie rolnictwa ze Starostwem Powiatowym, Powiatowymi Zespołami Doradców, Stacją Hodowli Zwierząt, Inspekcją Ochrony Roślin,
7/ koordynacja spraw związanych ze spisem rolnym,
8/ wydawanie zaświadczeń o posiadaniu gospodarstwa rolnego,
9/ współpraca z jednostkami Ochotniczej Straży Pożarnej oraz naczelnikami OSP w sprawie realizacji zadań własnych Gminy z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
10/ nadzór i rozliczanie kart drogowych pojazdów OSP,
11/ współpraca z Policją w zakresie porządku publicznego w Gminie,
12/ nadzór nad organizacją imprez masowych,
13/ wydawanie i cofanie pozwoleń na przeprowadzenie zbiórek publicznych na obszarze działania Gminy,
14/prowadzenie spraw związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych,
15/ koordynacja spraw związanych z wyborami do izb rolniczych,
16/ prowadzenie spraw z zakresu akt osiedleńczych.

3. W zakresie archiwum zakładowego:
1/ współpraca z pracownikami Urzędu w zakresie przygotowywania i przekazania dokumentacji do archiwum,
2/ prowadzenie archiwum zakładowego,
3/ przekazywanie akt do Archiwum Państwowego,
4/ utrzymanie ładu i porządku w archiwum zakładowym.

4. W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:
1/ sprawy wynikające z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz udzielanie informacji adresowych,
2/ prowadzenie stałego rejestru wyborców, prowadzenie i aktualizacja komputerowej bazy danych w zakresie ewidencji ludności.

5. W zakresie BHP:
1/ prowadzenie w Urzędzie, jednostkach budżetowych Gminy i Przedszkolu Publicznym z Grupą Żłobkową spraw bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
2/ prowadzenie szkoleń wstępnych zatrudnianych pracowników.

6. W zakresie spraw mieszkaniowych:
1/ realizacja ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego w zakresie zadań należących do kompetencji Gminy,
2/ realizacja ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych  w zakresie zadań należących do kompetencji Gminy,
3/ nadzór i koordynacja działań w zakresie gospodarki gminnymi zasobami lokali użytkowych i mieszkalnych,
4/ koordynacja i nadzór nad zarządzaniem wspólnotami mieszkaniowymi,
5/ prowadzenie pełnej dokumentacji z posiedzeń Komisji,
6/ prowadzenie rejestru wniosków Komisji,
7/ prowadzenie pełnej dokumentacji z zebrań wiejskich oraz obsługa wyborów organów sołectwa.
7. W zakresie obsługi prawnej:
1/ udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa i wydawanie opinii prawnych we wszelkich sprawach związanych z działalnością Urzędu, Rady, jednostek budżetowych Gminy i Przedszkola Publicznego z Grupą Żłobkową,
2/ opiniowanie pod względem formalno – prawnym projektów aktów prawnych organów Gminy,
3/ prowadzenie spraw zastępstwa sądowego przed sądami oraz innymi organami i instytucjami, udzielanie wyjaśnień w zakresie obowiązującego stanu prawnego,
4/ udział w obradach sesji Rady Miejskiej.

8. W zakresie oświaty, zdrowia i pomocy społecznej:
1/ współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy i stowarzyszeniami w zakresie oświaty, zdrowia i pomocy społecznej,
2/ realizacja zadań Gminy w zakresie dowozu dzieci do szkół,
3/ nadzór i rozliczanie pracy kierowców autobusów,
4/ nadzór i koordynacja działań jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie oświaty, zdrowia i pomocy społecznej,
5/ wykonywanie zadań wynikających z przepisów oświatowych, zarządzeń i innych aktów prawnych, w tym w szczególności:
1. prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami pomocy materialnej o charakterze socjalnym udzielanymi na podstawie ustawy o systemie oświaty, w tym obsługa komisji stypendialnej
2. prowadzenie spraw związanych z nadawaniem nauczycielom spełniającym warunki określone ustawą - Karta Nauczyciela stopnia nauczyciela mianowanego,
3. współopracowywanie i uaktualnianie regulaminów płacowych dla nauczycieli, zgodnie z nowelizacją ustawy-Karta Nauczyciela,
4. prowadzenie postępowania związanego z powierzeniem funkcji dyrektora przedszkola, szkoły i odwołaniem z tej funkcji oraz przyznawaniem dodatków motywacyjnych i nagród,
5. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji niepublicznym szkołom i placówkom oraz szkołom publicznym prowadzonym przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego lub osobę fizyczną,
6. prowadzenie spraw związanych z ewidencją szkół i placówek niepublicznych,
6/ sprawdzanie zgodności statutów przedszkoli i szkół z obowiązującym prawem i polityką oświatową gminy,
7/ współdziałanie z Referatem Finansowym w zakresie planowania i realizacji budżetu gminy dot. podległych placówek oświatowych.

9. W zakresie informatyki i informacji publicznej:
1/ nadzór nad funkcjonowaniem sprzętu komputerowego w Urzędzie, Miejskim Ośrodku Kultury w Szczytnej, Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Szczytna i Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczytnej,
2/ nadzór nad funkcjonowaniem sieci informatycznej w Urzędzie, w Miejskim Ośrodku Kultury w Szczytnej, Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Szczytna i Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczytnej,
3/ obsługa poczty elektronicznej w Urzędzie,
4/ nadzór informatyczny nad prowadzeniem i aktualizacją strony internetowej Gminy,
5/ prowadzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej, oraz udostępnianie innych form informacji publicznej,
6/ pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
7/ prowadzenie w Urzędzie spraw należących do kompetencji Gminy związanych z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

10. W zakresie promocji, kultury, turystyki i sportu:
1/ inicjowanie i realizacja wszelkich form informacyjnych i reklamowych służących promocji i rozwojowi Gminy,
2/ koordynowanie i organizowanie współpracy z gminami partnerskimi,
3/ prowadzenie i rozwijanie informacji turystycznej ,
4/ współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy i stowarzyszeniami w zakresie kultury i sportu,
5/ współpraca z organizacjami pozarządowymi, w tym w szczególności:
– utrzymywanie bieżących kontaktów z sektorem pozarządowym,
- prowadzenie bazy danych o organizacjach pozarządowych działających na terenie Gminy,
6/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) należących do kompetencji Gminy,
7/ koordynacja działań w zakresie sportu i kultury fizycznej,
8/ prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Gminy.

§ 24

Do zadań i kompetencji Referatu Finansowego w szczególności należy:

1. W zakresie wymiaru należy:
1/ prowadzenie spraw wymiaru podatku od osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej,
2/ kontrola podatkowa,
3/ wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym.

2. W zakresie płac i rozliczeń należy:
1/ prowadzenie spraw związanych z obsługą płacową pracowników Urzędu,
2/ prowadzenie spraw dotyczących ewidencji, wartości i sprawozdawczości środków trwałych, w tym:
a/ aktualizowanie i prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
b/ aktualizowanie numerów inwentarzowych środków trwałych,
c/ rozliczanie inwentaryzacji środków trwałych,
d/ naliczanie umorzenia środków trwałych,
3/ prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT i rozliczanie podatku,
4/ ewidencja dokumentów księgowych.

3. W zakresie księgowości podatkowej należy:
1/ prowadzenie księgowości podatkowej i sprawozdawczości w tym zakresie,
2/ prowadzenie windykacji należności gminnych,
3/ rozliczanie wpłat z tytułu podatków lokalnych.
4. W zakresie obsługi kasy należy:
1/ prowadzenie obsługi kasowej Urzędu,
2/ wystawianie poleceń przelewowych,
3/ gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania,
4/ rozliczanie należności i wpłat z tytułu użytkowania wieczystego i sprzedaży nieruchomości.

5. W zakresie księgowości budżetowej należy:
1/ prowadzenie księgowości budżetowej Gminy,
2/ bieżące prowadzenie kont analitycznych i rozrachunkowych,
3/ sprawozdawczość budżetowa,
4/ prowadzenie i sprawozdawczość budżetu gminy.

§ 25

Do zadań i kompetencji Referatu Techniczno-Inwestycyjnego w szczególności należy:

1. W zakresie gospodarki nieruchomościami należy:
1/ prowadzenie ewidencji mienia komunalnego tzw. gminnego zasobu nieruchomości,
2/ prowadzenie ewidencji nieruchomości sprzedanych, oddanych w użytkowanie wieczyste, w trwały zarząd, użytkowanie, w dzierżawę i najem oraz użyczenie,
3/ przygotowanie i prowadzenie sprzedaży i oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości,
4/ przygotowanie i prowadzenie spraw związanych z oddaniem nieruchomości w trwały zarząd, użytkowanie, dzierżawę , najem i użyczenie,
5/ prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem na rzecz jednostek organizacyjnych Gminy trwałego zarządu lub innych form prawnych przekazania i zagospodarowania nieruchomości,
6/ ustalanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego i dzierżawy gruntu oraz ich aktualizacji i sporządzenie wykazów dla potrzeb Urzędu,
7/ prowadzenie spraw związanych z aktualizacją wartości nieruchomości gminnych,
8/ prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
9/ prowadzenie spraw z zakresu komunalizacji mienia.

2. W zakresie zagospodarowania przestrzennego i budownictwa należy:
1/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym i ustawy Prawo budowlane należących do kompetencji Gminy,
2/ przygotowanie dokumentacyjne zadań inwestycyjnych i remontowych w zakresie budownictwa realizowanych przez Gminę,
3/ nadzór nad realizowanymi inwestycjami i remontami budowlanymi,
4/ współpraca z inspektorami nadzoru,
5/ prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic oraz numeracją porządkową nieruchomości,
6/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zabytkach należących do kompetencji Gminy,
7/ przygotowanie zgodnie z ustawą Prawo Budowlane i Prawo Zamówień Publicznych, dokumentacji zadań inwestycyjnych i remontowych realizowanych ze środków własnych gminy, dotyczących obiektów budowlanych,
8/ nadzór nad realizacją inwestycji i remontów w zakresie obiektów budowlanych realizowanych i finansowanych przez Gminę ze środków własnych.

3. W zakresie infrastruktury technicznej należy :
1/ nadzór i koordynacja działań w zakresie gospodarki komunalnej, infrastruktury technicznej i zarządzania cmentarzem,
2/ przygotowanie dokumentacyjne inwestycji i remontów w zakresie infrastruktury technicznej,
3/ nadzór nad realizacją inwestycji i remontów w zakresie infrastruktury technicznej,
4/ współpraca z inspektorami nadzoru,
5/ koordynacja spraw związanych z oznakowaniem i oświetleniem ulic i placów,
6/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o drogach publicznych należących do kompetencji Gminy,
7/ koordynowanie spraw związanych z eksploatacją, budową i korzystaniem z wysypisk odpadów, oczyszczalni, kolektorów, ujęć wody i innych urządzeń infrastruktury technicznej Gminy,
8/ przygotowanie zgodnie z ustawą - Prawo Budowlane i Prawo Zamówień Publicznych, dokumentacji zadań inwestycyjnych i remontowych realizowanych ze środków własnych gminy, dotyczących obiektów budowlanych w zakresie infrastruktury,
9/ nadzór nad realizacją inwestycji i remontów w zakresie obiektów budowlanych infrastrukturalnych realizowanych i finansowanych przez Gminę ze środków własnych,
10/ prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków z Powiatowego Urzędu Pracy, w tym na organizację robót publicznych i prac społecznie użytecznych na terenie Gminy, z wyłączeniem staży,
11/ nadzór nad zimowym utrzymaniem dróg i chodników w Gminie.

4. W zakresie gospodarki komunalnej i ochrony środowiska należy:
1/ prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie przyrody, ustawy-Prawo ochrony środowiska, ustawy-Prawo wodne i ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach należących do kompetencji Gminy,
2/ prowadzenie spraw związanych z melioracją terenów rolnych,
3/ współpraca z Kołami Łowieckimi,
4/ prowadzenie rejestru ras psów uznanych za agresywne,
5/ realizacja zadań Gminy w zakresie opieki nad zwierzętami bezpańskimi i źle traktowanymi,
6/ prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem wścieklizny u zwierząt,
7/ prowadzenie działań na rzecz ochrony flory i fauny,
8/ nadzór nad zawartymi z ZGKiM lub innymi wykonawcami umowami, dotyczącymi oczyszczania miasta, utrzymania zieleni, utrzymania szaletu, dostawy wody i odbioru ścieków dowozu wody.

5. W zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych należy:
1/ przygotowanie dokumentacyjne zadań inwestycyjnych i modernizacyjnych (projekty miękkie oraz projekty dotyczące zakupu środków trwałych), które będą zaplanowane jako zadania współfinansowane ze środków zewnętrznych,
2/ przygotowanie wniosków o środki zewnętrzne na sfinansowanie realizacji inwestycji i prac modernizacyjnych (projekty miękkie oraz projekty dotyczące zakupu środków trwałych),
3/ nadzór nad realizacją inwestycji i prac modernizacyjnych (projekty miękkie oraz projekty dotyczące zakupu środków trwałych),
4/ nadzór nad realizacją umów z wykonawcami wybranymi na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
5/ rozliczanie środków finansowych otrzymanych na realizację inwestycji i prac modernizacyjnych (projekty miękkie oraz projekty dotyczące zakupu środków trwałych), oraz prowadzenie raportowania z prowadzonych i zakończonych inwestycji i prac modernizacyjnych,
6/ przygotowanie wniosków o środki zewnętrzne na sfinansowanie realizacji dokumentacji projektowych, studiów wykonalności, koncepcji planowanych inwestycji,
7/ przygotowanie dokumentów programowych Gminy Szczytna (strategie, programy rozwoju, rewitalizacji).

6. W zakresie programowania i przygotowania inwestycji (współfinansowanych ze środków zewnętrznych):
1/ przygotowanie dokumentacyjne zadań inwestycyjnych i modernizacyjnych (projekty twarde), które będą zaplanowane jako zadania współfinansowane ze środków zewnętrznych,
2/ przygotowanie wniosków o środki zewnętrzne na sfinansowanie realizacji inwestycji i prac modernizacyjnych (projekty twarde),
3/  organizowanie nadzoru i współpraca z inspektorami nadzoru prowadzonych inwestycji i prac modernizacyjnych współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
4/ nadzór nad realizacją umów z wykonawcami wybranymi na podstawie ustawy-Prawo Zamówień Publicznych,
5/ rozliczanie środków finansowych otrzymanych na realizację inwestycji i prac modernizacyjnych, oraz prowadzenie raportowania z prowadzonych i zakończonych inwestycji i prac modernizacyjnych.

§ 26

Miejsko-Gminne Centrum Reagowania działa na podstawie Regulaminu Miejsko-Gminnego Zespołu Reagowania oraz Planu Reagowania Kryzysowego.

§ 27

1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca jest powołany uchwałą Rady.
2. Do zakresu działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należą między innymi sprawy:
1/ wynikające z ustawy z dnia 29 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego,
2/ wykonywania czynności USC wynikające z ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz ustawy kodeks postępowania cywilnego,
3/ prowadzenia spraw związanych z rejestracją poborowych i przeprowadzaniem poboru,
4/ współdziałania z organami wojskowymi na rzecz obronności w zakresie:
- nakładania świadczeń osobistych i rzeczowych,
- prowadzenia akcji kurierskiej,
5/ wynikające z ustawy o ochronie informacji niejawnych, w tym prowadzenie kancelarii tajnej i pełnienie obowiązków Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych,
6/ Administratora Danych Osobowych oraz nadzór nad realizacją ustawy o ochronie danych osobowych,
7/ wynikające z ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie  imion i nazwisk

§ 28

Do zakresu działania stanowiska ds. zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Miejsko-Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego, realizacja zadań wynikających z odrębnych przepisów dotyczących obrony cywilnej oraz między innymi koordynacja spraw związanych z zabezpieczeniem przed powodzią i innymi klęskami żywiołowymi.

V. Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 29

W Urzędzie obowiązują zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określonych instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych.

§ 30

Zasady rejestracji pism, klasyfikacji archiwalnej i przechowywania akt określa odrębna instrukcja.

§ 31

Zasady podpisywania pism i dokumentów określa załącznik nr 4 do Regulaminu.

§ 32

Organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa Regulamin Pracy Urzędu.

§ 32

Organizację, zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa Regulamin Kontroli Wewnętrznej stanowiący załącznik nr 5 do Regulaminu.
 
§ 33

Zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie określa zarządzenie Burmistrza.

VI. Zasady współdziałania z Radą Miejską

§ 34

1. Referat Organizacyjny prowadzi rejestr wniosków i interpelacji radnych oraz wniosków Komisji Rady, które niezwłocznie przekazuje Zastępcy Burmistrza.
2. Zastępca Burmistrza przekazuje zgłoszone wnioski i interpelacje właściwemu Referatowi w celu merytorycznego przygotowania odpowiedzi.
3. Przygotowaną odpowiedź przedkłada się do podpisu Burmistrzowi.

§ 35

1. Projekty uchwał Rady przygotowują pracownicy:
1) na polecenie przełożonych,
2) z własnej inicjatywy, gdy obowiązek ich wydania wynika z aktów prawnych.
2. Projekty uchwał przedkłada się Sekretarzowi po uzyskaniu akceptacji swojego przełożonego i zaopiniowaniu przez radcę prawnego.
3. Sekretarz po uzyskaniu akceptacji Burmistrza, projekty uchwał przekazuje Przewodniczącemu Rady.

§ 36

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy przedkładają pracownikowi Urzędu prowadzącemu nadzór na jednostką, projekty uchwał Rady oraz wszystkie materiały przygotowane na posiedzenia Rady i Komisji Rady.
2. Unormowania zawarte w § 34-35 stosuje się odpowiednio do kierowników jednostek.

VII. Postanowienia końcowe

§ 37

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2007 r.

§ 38

Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązujący dotychczas Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Szczytna przyjęty zarządzeniem Nr 37/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 21 lutego 2003 r. wraz z późniejszymi zmianami.

§ 39

Zmiany w Regulaminie mogą być dokonane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia.

Załącznik nr 2 do Regulaminu

PODZIAŁ ZADAŃ I KOMPETENCJI
POMIĘDZY KIEROWNICTWEM URZĘDU

§ 1

Burmistrz jest stanowiskiem z wyboru. Wykonuje zadania wynikające z ustawy o samorządzie gminnym oraz z innych przepisów określających status Burmistrza.
 
§ 2

Do zakresu działania Burmistrza należy w szczególności:
1/ kierowanie Urzędem i wykonywanie czynności należących do pracodawcy w rozumieniu kodeksu pracy,
2/ wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych i w sprawach z zakresu administracji publicznej,
3/ udzielanie pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
4/ wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej,
5/ udzielanie upoważnień pracownikom do wydawania decyzji administracyjnych,
6/ rozpatrywanie skarg i wniosków na działanie pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
7/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
- Zastępcy Burmistrza
- Sekretarza
- Skarbnika
8/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Referatu Techniczno-Inwestycyjnego,
9/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością samodzielnych stanowisk pracy:
- Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
- stanowisko ds. zarządzania kryzysowego i OC.
10/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Miejsko-Gminnego Centrum Reagowania,
11/ wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do jego właściwości przepisami prawa oraz uchwałami Rady.

§ 3

Zastępca Burmistrza jest stanowiskiem z powołania, którego dokonuje Burmistrz
zarządzeniem.
 
§ 4

Do zadań i kompetencji Zastępcy Burmistrza należy w szczególności :
1/ wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
2/ sprawowanie funkcji Burmistrza w razie nieobecności Burmistrza lub niemożności pełnienia przezeń obowiązków,
3/ sprawowanie nadzoru nad działalnością jednostek organizacyjnych Gminy,
4/ przygotowanie materiałów do pracy Burmistrza i współpraca w tym zakresie z Kierownikami Referatów,
5/ prowadzenie kontroli wewnętrznej Urzędu,
6/ planowanie i rozliczanie kosztów utrzymania Urzędu,
7/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Referatu Organizacyjnego.

§ 5

Sekretarz jest stanowiskiem z powołania, którego dokonuje Rada na wniosek Burmistrza.
 
§ 6

Do zadań i kompetencji Sekretarza należy w szczególności:
1/ wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
2/ opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu, oraz uaktualnianie go w miarę potrzeb,
3/ rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między pracownikami Urzędu,
4/ inicjowanie i przygotowywanie działań dla usprawniania funkcjonowania Urzędu,
5/ przygotowywanie propozycji zmian zakresów czynności dla pracowników, z zastrzeżeniem § 16 pkt 6.
6/ nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków obywateli,
7/ egzekwowanie przestrzegania przez pracowników Urzędu Statutu Gminy, instrukcji kancelaryjnej, przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, Regulaminu i Regulaminu Pracy Urzędu,
8/ sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy w Urzędzie.

§ 7

Skarbnik jest stanowiskiem z powołania, którego dokonuje Rada na wniosek Burmistrza.

§ 8
Do zadań i kompetencji Skarbnika należy w szczególności :
1/ przygotowanie projektu budżetu Gminy,
2/ dokonywanie analizy budżetu i bieżące informowanie Burmistrza o jego realizacji,
3/ przekazywanie pracownikom Urzędu oraz kierownikom podległych jednostek wytycznych oraz danych niezbędnych do opracowywania projektu budżetu Gminy,
4/ opracowanie i organizacja obiegu dokumentów finansowych oraz nadzór nad prawidłowością tego obiegu,
5/ przygotowanie sprawozdania z wykonania budżetu Gminy,
6/ nadzór spraw związanych z windykacją należności podatkowych,
7/ kontrola wewnętrzna w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy pod względem finansowym,
8/ wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,
9/ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Referatem Finansowym

Załącznik nr 3 do Regulaminu

WYKAZ SPRAW
ZASTRZEŻONYCH DO DECYZJI BURMISTRZA

1. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu.
2. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami samorządowymi, awansowanie ich i zawieszanie w czynnościach służbowych,
3. Przyznawanie wyróżnień i nagród pracownikom samorządowym oraz występowanie o odznaczenia państwowe.
4. Podejmowanie decyzji o ukaraniu pracowników.
5. Delegowanie pracowników na okres 3 miesięcy do pracy poza miejscem zamieszkania.
6. Wydawanie upoważnień pracownikom do wydawania decyzji administracyjnych.

Załącznik nr 4 do Regulaminu

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DOKUMENTÓW

§ 1

Burmistrz podpisuje :
1. zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2. pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3. pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy,
4. odpowiedzi na skargi i wnioski ,
5. odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
6. decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
7. pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8. pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądem i organami administracji,
9. upoważnienia wydawane pracownikom Urzędu do podpisywania decyzji administracyjnych.
 
§ 2

Zastępca Burmistrza podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań, niezastrzeżone do podpisu Burmistrza.
Kierownicy właściwych Referatów podpisują
1) pisma pozostające w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu Burmistrza.
2) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Referatów z zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk.

§ 3

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego lub Zastępca Kierownika podpisują pisma pozostające w zakresie działania USC.
 
§ 4

Pracownicy przygotowujący projekty uchwał Rady, pism i decyzji administracyjnych parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

Załącznik nr 5 do Regulaminu

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:
- Komisja Rewizyjna Rady zgodnie z odrębnie ustalonym Regulaminem Pracy tej komisji,
- Burmistrz lub Zastępca Burmistrza, Sekretarz lub Skarbnik w uzgodnieniu z Burmistrzem w sprawach funkcjonowania Urzędu i działalności jednostek organizacyjnych Gminy,
- pracownicy Urzędu z upoważnienia Burmistrza w jednostkach organizacyjnych Gminy,
- Kierownicy Referatów w stosunku do swoich podwładnych.
 
§ 2

Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:
1/ ustaleniu stanu faktycznego,
2/ badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,
3/ ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych,
4/ wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych,
5/ wskazaniu przykładów sumiennej i dobrej pracy.

II. System oraz formy kontroli wewnętrznej

§ 3

Kontrola wewnętrzna może mieć charakter:
1/ kontroli wstępnej – podlegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanych lub nielegalnym działaniom,
2/ kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami ( normami, przepisami itp.).
W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami.
3/ kontroli następnej – obejmującej badanie dokumentów odzwierciedlających
czynności już dokonane.

§ 4

Na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentu, kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

§ 5

Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:
1. Kontrola formalna, tj. badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli i konfrontacji dokumentów jak i opracowania sprawozdawczości.
2. Kontrola rachunkowa, tj. badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.
3. Kontrola merytoryczna, tj. badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.

III. Tryb przeprowadzenia kontroli

§ 6

1. Kontrole przeprowadzone są w oparciu o harmonogram kontroli bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy.
2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie.
3. Burmistrz zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.
4. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.

IV. Obowiązki kontrolujących

§ 7

Do obowiązków kontrolujących należy:
- rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
- w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień, ustalenie ich przyczyn i skutków,
- ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia.

§ 8

1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół powinien być zakończony wnioskami.
2. Protokół sporządza się w 3 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.
3. Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

§ 9

Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega.

V. Postanowienia końcowe

§ 10

Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych w sprawach przedmiotu kontroli.

§ 11

Pracownik kontrolowany lub kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany do złożenia w ciągu 7 dni pisemnych wyjaśnień w stosunku do zawartych w protokole ustaleń.

§ 12

Dokumentacja kontroli rejestrowana jest na stanowisku Zastępcy Burmistrza.

Burmistrz Szczytnej
Marek Szpanier