Protokół Nr 6/2008
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
z dnia 9 czerwca 2008r.

Godzina rozpoczęcia: 11.00
Godzina zakończenia: 13.00

Miejsce obrad: sala posiedzeń w Urzędzie Miasta i Gminy w Szczytnej

W posiedzeniu Komisji wzięło udział 5 radnych.

Lista osób uczestniczących w posiedzeniu w załączeniu.
Załącznik Nr 1

Posiedzenie otworzyła Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Pani Beata Rydz. Przedstawiła proponowany porządek posiedzenia i wystąpiła do członków Komisji o zgłoszenie propozycji i uwag. Ponieważ uwag nie

wniesiono realizowano następujący porządek posiedzenia:

1.Kontrola i ocena realizacji programu współpracy Gminy Szczytna z organizacjami pozarządowymi w 2007r.
2.Sprawy różne.

Ad. 1.

Zastępca Burmistrza p. Wiesław Tracz wyjaśnił, że zasady przekazywania dotacji stowarzyszeniom, które nie mogą skorzystać z dotacji na podstawie innych ustaw reguluje ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz uchwała Rady Miejskiej w sprawie uchwalenia programu współpracy Gminy Szczytna z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 cytowanej wyżej ustawy. Zgodnie z powyższym Burmistrz Szczytnej ogłasza konkurs na organizację powszechnych zajęć sportowych zgodnie z zaplanowanym budżetem. W 2007r. na upowszechnienie kultury fizycznej i sportu przeznaczono 40 tys. zł. Burmistrz określa termin, tryb i kryteria wyboru ofert. Podmioty składają oferty zgodnie z zasadami jakie zostaną określone w ogłoszeniu o konkursie ofert.
Burmistrz powołuje komisję uprawniona do wyboru ofert. Komisja wybiera najkorzystniejszą ofertę. Następnie transzami środki finansowe przekazywane są stowarzyszeniu, które wygra konkurs; I transza do 15

marca, II transza do 15 lipca. Stowarzyszenie musi rozliczyć dotację z roku poprzedniego. Przy istotnych uchybieniach dotacja może zostać wstrzymana. W przypadku stwierdzenia, iż dotacja nie została właściwie rozliczona dotowany zobowiązany jest do zwrotu kwoty nie uznanej przez dotującego.
W naszej gminie oferty składają zazwyczaj dwa podmioty: TKS Hutnik i WKS Zrzeszeni N-W-CH w Niwie. Zdarza się, że Hutnik składa ofertę na całość zadania i część zadań zleca Zrzeszonym N-W-CH. Współpartner

oferty N-W-CH przejmuje część prac i część środków. Składane oferty nie zawsze spełniają warunki konkursu. W roku ubiegłym obydwie oferty zawierały braki i uchybienia. Oferenci zostali wezwani do uzupełnienia braków.
Kwota 40 tys. zł jest skromna i nie zabezpiecza wydatków klubów sportowych.

Trudno jest o sponsorów. Przedsiębiorcy przy gorszej koniunkturze rezygnują z finansowania działalności sportowej.
Gmina uczestniczy w pozyskaniu dotacji zewnętrznej dla stowarzyszeń.

Z posiedzenia Komisji wyszedł Radny p. Marian Onak.

Przerwa

Po przerwie w posiedzeniu uczestniczyła Skarbnik p. Teresa Maślakiewicz.

Radny p. Wojciech Szlosberger poprosił o zrelacjonowanie konkursu ofert z roku 2007.

Zastępca Burmistrza p. Wiesław Tracz wyjaśnił, że otwarty konkurs ofert na wykonanie przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego zadań publicznych w

roku 2007 w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i spotu oraz powołanie Komisji Konkursowej do przeprowadzenia tego konkursu i określenia Regulaminu pracy tej Komisji nastąpiło na podstawie zarządzenia

Nr 27/2007 Burmistrza Szczytnej z dnia 6 stycznia 2007r. Termin składania ofert został określony na dzień 19 lutego 2007r. Ostateczne rozstrzygnięcie konkursu ustalono na dzień 27 lutego 2007 r., z tym, że

możliwe było dokonywanie rozstrzygnięć w kilku etapach. Wpłynęły dwie oferty: w dniu 1 lutego 2007r. oferta Wiejskiego Klubu Sportowego „Zrzeszeni N-W-CH”, w dniu 19 lutego 2007r. oferta Terenowego Klubu

Sportowego Hutnik. Komisja Konkursowa na posiedzeniu w dniu 21 lutego 2007r. nie rozstrzygnęła konkursu ze względu na braki i uchybienia merytoryczne w obydwu ofertach – o czym zostali powiadomieni oferenci

(pisma z dnia 21 lutego 2007r.). Ustalono dodatkowy termin na uzupełnienie braków na dzień 26 lutego 2007r. Braki zostały uzupełnione: WKS „Zrzeszeni N-W-CH” w dniu 23 lutego 2007r., TKS Hutnik w dniu 26

lutego 2007r. Komisja Konkursowa biorąc pod uwagę objęcie programem jak największej liczby mieszkańców Gminy, posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji określonych programów oraz posiadane zasoby

materialne i kadrowe zdecydowała o wyborze oferty TKS Hutnik - o czym powiadomiono oferentów (pisma z dnia 27 lutego 2007r.). Następnie w dniu 1 marca 2007r. zawarto Umowę Nr 1/RO/P/2007 pomiędzy Gminą

Szczytna a Terenowym Klubem Sportowym „Hutnik” regulującą realizację powierzonego zadania. Umowa zawiera m.in. zapis o możliwości organizacji powszechnych zajęć sportowych na terenie wsi: Niwa, Wolany,

Chocieszów przez wybranego podwykonawcę. Zgodnie z zawartą umową nastąpiła realizacja zadań określonych w złożonej ofercie zgodnie z harmonogramem zajęć. W toku realizacji zadania lub po jego zakończeniu

sprawdzana jest prawidłowość wykonania zadania – czy przekazane środki finansowe wydatkowano zgodnie z umową. Jeżeli zadanie nie jest ujęte w umowie lub w aneksie (aneks do umowy zawarto dnia 10 października

2007r.) nie może zostać ujęte w rozliczeniu. W dniu 28 grudnia 2007r. wpłynęło sprawozdanie końcowe TKS Hutnik z dotacji w kwocie 40.000,- zł z Urzędu Miasta i Gminy Szczytna na dofinansowanie zadania pn. "Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu na terenie Gminy Szczytna”.
Sprawozdanie zostało przyjęte i rozliczone; uznano rozliczenie kosztów zgodnie z umową na kwotę 38.993,29 zł, pozostałe koszty w kwocie 1.006,71 zł zostały niewykorzystane i przekazane na konto Urzędu –

dowód wpłaty z dnia 26 lutego 2008r.
Członkowie Komisji Rewizyjnej po zapoznaniu się z dokumentami stwierdzili, iż dotacja została wydatkowana zgodnie z umową i aneksem do umowy.
W związku z powyższym Komisja nie wnosi zastrzeżeń co do wyboru oferenta, realizacji
zleconych zadań oraz sposobu rozliczenia przedmiotowej dotacji i pozytywnie ocenia realizację programu współpracy Gminy Szczytna z organizacjami pozarządowymi w 2007r.

Ad.2.

W sprawach różnych uwag nie wniesiono.

Na tym protokół zakończono.

Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach z przeznaczeniem dla:
Burmistrza Szczytnej,
Przewodniczącego Rady Miejskiej w Szczytnej,
Komisji Rewizyjnej

Podpisy Członków Komisji Rewizyjnej:
1. Beata Rydz - ..................
2. Leszek Gunia - ...................
3. Urszula Doskocz - ...................
4. Marian Onak - ...................
5. Wojciech Szlosberger - ...................