Zarządzenie Nr 146/2008
Burmistrza Szczytnej
z dnia 24 listopada 2008r.

w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz powołania Komisji Konkursowej do przeprowadzenia tego konkursu i określenia Regulaminu pracy tej Komisji

Na podstawie art. 11 ust. 2, art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz.873 z późn. zm.), art.30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r.: Dz. U. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) oraz uchwały Nr XXII/142/08 Rady Miejskiej w Szczytnej z dnia 23 października 2008 r. w sprawie uchwalenia rocznego Programu współpracy Gminy Szczytna z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,o których mowa w art. 3. ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2009 rok, zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Ogłaszam otwarty konkurs ofert na wykonanie przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego zadań publicznych w roku 2009 w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. 2. Ogłoszenie o konkursie stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Ogłoszenie podlega podaniu do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie:
1) w dzienniku o zasięgu lokalnym,
2) w urzędowym publikatorze teleinformatycznym Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej – Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej www.bip.szczytna.pl (w zakładce: ogłoszenia – konkurs sport 2009).
3) w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej przy ul. Wolności 42 w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń.

§ 2

1. Powołuję Komisję mającą na celu przeprowadzenie otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych zleconych przez Gminę Szczytna organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art.3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie w następującym składzie:
Przewodniczący Komisji: WIESŁAW TRACZ - Zastępca Burmistrza Szczytnej
Członkowie Komisji:
1) ANETA SITARZ – Kierownik Referatu Organizacyjnego,
2) PIOTR PAWLAK - podinspektor ds. promocji, kultury, turystyki i sportu.
2. Regulamin Pracy Komisji Konkursowej, zasady i kryteria wyboru ofert przez Komisję Konkursową stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Wykonanie Zarządzenia powierzam Kierownikowi Referatu Organizacyjnego.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 146/2008
Burmistrza Szczytnej
z dnia 24 listopada 2008 r.

BURMISTRZ SZCZYTNEJ

działając na podstawie art. 11 ust. 2, art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ( Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm.) oraz uchwały Nr XXII/142/08 Rady Miejskiej w Szczytnej z dnia 23 października 2008 r. w sprawie uchwalenia rocznego Programu współpracy Gminy Szczytna z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,o których mowa w art. 3. ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2009 rok ogłasza otwarty konkurs ofert na wykonanie przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego zadań publicznych w roku 2009 w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu

I. RODZAJ ZADANIA:
1. Szczegółowe przedsięwzięcia – zadania, określone przez oferentów w drodze konkursu ofert mogą być realizowane w dowolnych formach, zgodnie z warunkami konkursu, zapewniających ich najwyższą skuteczność.
2. Zakresy zadań przewidzianych do realizacji w obszarze kultury fizycznej i sportu dotyczą:
1) upowszechniania kultury fizycznej i sportu na terenie miasta i gminy Szczytna poprzez:
a) organizację zajęć sportowo – rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży,
b) udział dzieci i młodzieży we współzawodnictwie sportowym,
c) promowanie sportu wśród mieszkańców.
2) zatrudnienia trenera środowiskowego w celu profesjonalnego prowadzenia zajęć sportowo – rekreacyjnych i zapewnienia bezpieczeństwa osobom przebywającym na kompleksie sportowym w Szczytnej wybudowanym w ramach programu “Moje Boisko – Orlik 2012” oraz utrzymania kompleksu w należytym porządku i czystości.
3. Wykonanie zadania odbywa się poprzez realizację przedłożonego wraz z ofertą harmonogramu realizacji zadania.

II. WYSOKOŚĆ ŚRODKÓW PUBLICZNYCH PRZEZNACZONYCH NA REALIZACJĘ ZADANIA:
1. Przewidziana kwota w budżecie Gminy Szczytna na 2009 r. na realizację zadania wynosi 51.000 zł. Przeznaczone środki mogą ulec zmianie po zatwierdzeniu przez Radę Miejską uchwały w sprawie uchwalenia budżetu gminy Szczytna na rok 2009.
2. Kwota przeznaczona na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu może ulec zmniejszeniu w przypadku stwierdzenia, że zadania te można zrealizować mniejszym kosztem, złożone oferty nie uzyskają akceptacji Burmistrza, lub zaistnieje konieczność zmniejszenia budżetu Gminy w części przeznaczonej na realizację zadań z ważnych przyczyn, niemożliwych do przewidzenia w dniu ogłoszenia konkursu.
 
III. ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI
1. Burmistrz Szczytnej przyznaje dotacje celowe na realizację ofert wyłonionych w otwartym konkursie poprzez zawarcie umowy.
2. Pierwszeństwo dotacji otrzymują wnioskodawcy, którzy przedstawią i zrealizują projekty obejmujące swym zasięgiem największą liczbę mieszkańców Gminy. W pozostałych przypadkach kwota dotacji może być podzielona pomiędzy wnioskodawców projektów o małym zasięgu oddziaływania.
3. Wysokość przyznanej dotacji może być mniejsza, niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku wnioskodawca może przyjąć zmniejszenie zakresu rzeczowego i kosztorysu zadania lub wycofać swoją ofertę.

IV. TERMIN I WARUNKI REALIZACJI ZADANIA
1. Zadanie winno być wykonane w roku 2009, przy czym początek realizacji zadania opisanego w ofercie powinien następować nie wcześniej, niż od dnia 15 stycznia 2009r., a zakończone do dnia 15 grudnia 2009 r.
2. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami i przepisami, w zakresie opisanym w ofercie.
3. Zadanie winno być realizowane w taki sposób, by działaniami wynikającymi z programu objęta była jak największa liczba mieszkańców miasta i gminy Szczytna.
4. Wszystkie stwierdzone uchybienia w realizacji zadań zleconych wpływają na ogólną ocenę zleceniobiorcy przy zlecaniu i przydzielaniu środków finansowych na kolejne zadania zlecone.

V. TERMIN I WARUNKI SKŁADANIA OFERT
1. Oferty dotyczące wsparcia realizacji publicznych zadań Gminy w zakresie objętych niniejszym konkursem należy złożyć do dnia 5 stycznia 2009r. do godz. 15.30 w Sekretariacie Urzędu Miasta i Gminy, ul. Wolności 42 w Szczytnej. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty.
2. Oferta, powinna zostać złożona wg wzoru określonego Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207).
3. Oferty wraz załącznikami złożone na innych drukach, niekompletne, złożone po terminie lub podpisane przez osoby nieupoważnione zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.
4. Oferta powinna być złożona wraz z następującymi załącznikami:
1) aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących,
2) sprawozdanie merytoryczne i finansowe (bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) za ostatni rok, w przypadku organizacji działającej krócej sprawozdanie za okres od daty rejestracji do daty ogłoszenia konkursu,
3) aktualny statut organizacji.
Ponadto do oferty należy dołączyć:
1) oświadczenie oferenta o niezaleganiu z płatnościami z tytułu podatków, składek na ubezpieczenie społeczne oraz na rzecz Gminy Szczytna i gminnych jednostek organizacyjnych,
2) oświadczenie oferenta, iż nie prowadzi odpłatnej działalności pożytku publicznego i działalności gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu działalności,
3) wykaz osób zaangażowanych w prowadzenie zadań wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwe kwalifikacje do prowadzenia tego typu zadań,
4) pisemną zgodę osób podejmujących się realizacji powierzonego zadania,
5) harmonogram prowadzonych działań na okres realizacji całego zadania w tym, plan treningów, szkoleń, startów w zawodach i rozgrywkach.
5. Załączniki do oferty winny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność notarialnie lub przez oferenta.
6. Treść ogłoszenia znajduje się na stronie internetowej UMiG: www.bip.szczytna.pl (w zakładce: ogłoszenia – konkurs sport 2009).

VI. TERMIN, TRYB I KRYTERIA WYBORU OFERT
1. Ostateczne rozstrzygnięcie konkursu nastąpi w terminie do dnia 13 stycznia 2009 r. Możliwe jest dokonywanie rozstrzygnięć w kilku etapach.
2. Wszystkie oferty programowe złożone zgodnie z przepisami zawartymi w rozdziale nr V zostaną ocenione pod względem formalnym i merytorycznym.
3. Konkurs rozstrzyga Burmistrz Szczytnej, który dokonuje wyboru ofert, służących realizacji zadania, po zapoznaniu się z opinią Komisji Konkursowej. Skład Komisji oraz regulamin jej pracy określa w drodze zarządzenia Burmistrz Szczytnej. Rozstrzygnięcie konkursu podaje się do publicznej wiadomości na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej.
4. Burmistrz Szczytnej zawiadamia w formie pisemnej wnioskodawców o przyjęciu oferty do realizacji lub jej odrzuceniu.
5. Wyboru ofert dokonuje się w oparciu o następujące kryteria:
- zgodność merytoryczna złożonej oferty z zadaniem wyszczególnionym w niniejszym ogłoszeniu,
- jakość oferty, realność wykonania, zakres rzeczowy zadania,
- objęcie programem jak największej liczby mieszkańców Gminy Szczytna,
- innowacyjność zadania przewidzianego ofertą,
- posiadanie przez wnioskodawcę odpowiedniego doświadczenia w zakresie realizacji określonych programów,
- posiadane zasoby materialne i kadrowe,
- pozyskanie do współpracy i współfinansowania projektu innych partnerów publicznych i prywatnych,
- posiadanie niezbędnych zezwoleń, upoważnień i decyzji wymaganych przepisami prawa lub innymi przepisami i zasadami dotyczącymi rodzaju działalności lub proponowanego zadania,
- rekomendacje i opinie organów administracji i jednostek samorządu terytorialnego.
6. Od podjętych decyzji nie przysługuje odwołanie.
7. Komisja Konkursowa zastrzega sobie możliwość wystąpienia do oferenta o dodatkowe informacje mogące mieć istotny znaczenie dla oceny oferty.
8. Burmistrz Szczytnej zastrzega sobie prawo odwołania konkursu ofert w całości lub w części oraz przedłużenia terminu rozstrzygnięcia konkursu.

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W przypadku rezygnacji podmiotu lub odmowy podpisania umowy przez Burmistrza Szczytnej z przyczyn opisanych wyżej, zarezerwowane środki mogą być przeznaczone na ogłoszenie nowego konkursu lub na realizację zadania w innej formie.
2. Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczania zadania reguluje umowa pomiędzy Gminą Szczytna a wnioskodawcą.
3. Dotacje nie będą przyznawane na wydatki nie związane bezpośrednio z realizacją danego zadania.
4. Dotowany podmiot, który otrzyma dotację z budżetu Gminy jest zobowiązany do dostarczenia na wezwanie właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta i Gminy oryginałów dokumentów (faktur, rachunków) oraz dokumentacji, o których mowa wyżej, celem kontroli prawidłowości wydatkowania dotacji oraz kontroli prowadzenia właściwej dokumentacji z nią związanej. Kontrola, o której mowa wyżej, nie ogranicza prawa Gminy do kontroli całości realizowanego pod względem finansowym i merytorycznym.
5. W rozliczeniu dofinansowania nie będą uwzględniane dokumenty finansowe wystawione przed datą zawarcia umowy.
6. Podstawą roszczeń finansowych w stosunku do Gminy może być wyłącznie zawarta umowa.

VIII. ZREALIZOWANE PRZEZ ORGAN ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W ROKU OGŁOSZENIA OTWARTEGO KONKURSU OFERT I W ROKU POPRZEDNIM ZADANIA PUBLICZNE TEGO SAMEGO RODZAJU I ZWIĄZANE Z NIMI KOSZTY, ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM WYSOKOŚCI DOTACJI PRZEKAZANYCH ORGANIZACJOM POZARZĄDOWYM, PODMIOTOM, O KTÓRYCH MOWA W ART. 3 UST. 3, ORAZ JEDNOSTKOM ORGANIZACYJNYM PODLEGŁYM ORGANOM ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ LUB PRZEZ NIE NADZOROWANYM
Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu:
1) w 2007 r. – 40.000 zł
2) w 2008 r. - 40.000 zł

Załącznik nr 2
do Zarządzenia Nr 146/2008
Burmistrza Szczytnej
z dnia 24 listopada 2008r.

Regulamin Pracy Komisji Konkursowej,
zasady i kryteria wyboru ofert przez Komisję Konkursową

§ 1.

Komisja Konkursowa, zwana dalej Komisją przeprowadza otwarty konkurs ofert na zadania określone w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.).

§ 2.

1. Imienny skład Komisji oraz jego Przewodniczącego powołuje Burmistrz Szczytnej, w drodze zarządzenia.

2. Zadaniem Komisji jest przeprowadzenie otwartego konkursu ofert na realizację zadań zleconych przez Gminę Szczytna organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w 2009 r. oraz przedłożenie propozycji wyboru ofert, na które proponuje się udzielenie dotacji.

3. Komisja jest odpowiedzialna za:
 - przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosku,
 - wyboru najlepszej oferty,
 - uzasadnienie wyboru oferty.

§ 3.

1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, który w sprawach nie uregulowanych regulaminem ustala zasady postępowania organizacyjnego.
2. Przewodniczący Komisji jest odpowiedzialny za zapewnienie bezstronności i przejrzystości postępowania Komisji oraz za organizację procesu oceny merytorycznej, w sposób umożliwiający wyłonienie najlepszej oferty.

3. Komisja działa na posiedzeniach.

4. Posiedzenia Komisji są ważne, gdy uczestniczy w nich Przewodniczący Komisji lub członek Komisji upoważniony do zastępowania Przewodniczącego oraz minimum dwóch członków Komisji.

5. Decyzje podejmowane przez Komisję podejmowane są większością głosów.

§ 4.

1. Rozpatrzenie ofert przez Komisję następuje w terminie wskazanym w ogłoszeniu.
2. Podczas posiedzenia, na którym mogą być obecni oferenci, dokonuje się otwarcia ofert oraz dokonuje się spisu ofert przyjętych do oceny merytorycznej.

3. Posiedzenie, na którym odbywa się ocena formalna i merytoryczna ofert odbywa się na posiedzeniu zamkniętym, bez udziału oferentów.

§ 5.

1. Oferty należy składać na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207).
2. Oferty należy składać w formie pisemnej, w formie wydruku komputerowego, wraz z niezbędnymi załącznikami w terminie podanym w ogłoszeniu.

§ 6.

W razie, gdy do postępowania konkursowego zgłoszona zostanie tylko jedna oferta, Komisja może przyjąć tę ofertę, jeżeli stwierdzi, że spełnia ona wymagania określone w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ( Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.) i w ogłoszeniu o konkursie.

§ 7.

1. Komisja dokonuje wyboru ofert na podstawie zasad wskazanych w art. 15 pkt. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, uwzględniając następujące kryteria:

1/ merytoryczne : od 0 do 7 pkt.
- zgodność zadań przedstawionych w ofercie z celami statutowymi podmiotu,
- zasięg działania,
- szczegółowy zakres działania,
- mierzalny cel działania, wymierne korzyści płynące dla mieszkańców Gminy,
- społeczne uzasadnienie perspektywy kontynuacji,
 - wartość oferty, jej zbieżność z hierarchią potrzeb i zadań Gminy,
- wymierne efekty dotychczasowej pracy,

2/ finansowe: od 0 do 4 pkt.
- rzetelny budżet - koszty realizacji planowanego zadania,
- wysokość wkładu własnego podmiotu,
- udziału innych źródeł finansowania,
- prawidłowość i terminowość rozliczania zadania z lat ubiegłych.

3/ organizacyjne: od 0 do 5 pkt.
- posiadane zasoby kadrowe, rzeczowe, doświadczenie w realizacji zadania,
- współpraca z innymi podmiotami publicznymi,
- możliwości realizacyjne – posiadana baza lokalowa i zasoby rzeczowe, kompetencje i kwalifikacje osób zaangażowanych w projekt,
- wkład pracy wolontariuszy,
- sposób realizacji zadań publicznych w latach poprzednich.

2. Komisja opiniuje pozytywnie tylko te wnioski, które uzyskały co najmniej 10 punktów.

3. Komisja może uzależnić rozpatrzenie oferty od złożenia, w określonym przez siebie terminie, dodatkowych informacji lub dokumentów, dostępnych podmiotowi, mogących mieć istotne znaczenie dla oceny oferty.

4. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa, niż wnioskowana w ofercie.

§ 8.

1. Z przebiegu konkursu sporządza się protokół, który powinien zawierać:

1/ oznaczenie miejsca i czasu konkursu,
2/ imiona i nazwiska członków Komisji Konkursowej obecnych na posiedzeniu,
3/ liczbę zgłoszonych ofert,
4/ wskazanie ofert odpowiadających warunkom określonym w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) i ogłoszeniu o konkursie,
5/ wskazanie ofert nie odpowiadających warunkom określonym w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i ogłoszeniu o konkursie lub zgłoszonych po terminie,
6/ wskazanie wybranych ofert, na które proponuje się udzielenie dotacji albo stwierdzenie, że żadna z ofert nie została przyjęta – wraz z uzasadnieniem,
7/ wzmiankę o odczytaniu protokołu,
8/ podpisy członków Komisji.

2. Protokół podpisują członkowie Komisji.

§ 9.

Protokół z przebiegu otwartego konkursu ofert wraz ze wskazaniem propozycji wyboru ofert, na które proponuje się udzielenie dotacji lub nie przyjęcia żadnej z ofert oraz pozostałą dokumentację konkursową Komisja przedkłada Burmistrzowi Szczytnej.

§ 10.

Komisja niezwłocznie zawiadamia oferentów o zakończeniu konkursu i jej wyniku na piśmie.

§ 11.

Po zapoznaniu się z opinią Komisji konkursowej, konkurs rozstrzyga Burmistrz Szczytnej.

§ 12.

1. Postępowanie o udzielenie wsparcia jest jawne.

2. Wykaz podmiotów, wysokość przyznanego wsparcia i jej cel zostanie zamieszczony na stronie internetowej Urzędu oraz do wglądu w Urzędzie Miasta i Gminy w Szczytnej.

§ 13.

Warunkiem przekazania dotacji jest zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207).

Burmistrz Szczytnej
Marek Szpanier