ZARZĄDZENIE Nr 316/2005
Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna
z dnia 30 listopada 2005r.

w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnej

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz § 13 ust. 2 Uchwały Nr XXX/249/05 Rady Miejskiej w Szczytnej z dnia 24 listopada 2005 r. w sprawie nadania Statutu  Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnej, zarządzam, co następuje:

§ 1.

Zatwierdza się Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnej w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego Zarządzenia.

§ 2.

Zarządzenie podlega zamieszczeniu w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 3

Traci moc Zarządzenie Nr 151/2004  Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna z dnia 22 grudnia 2004r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnej.

§ 4

Wykonanie Zarządzenia powierzam Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnej.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 316/2005
Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna
z dnia 30 listopada 2005r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W SZCZYTNEJ

Regulamin określa:

1) strukturę organizacyjną Ośrodka
2) zakres pracy Ośrodka
3) zakres zadań, uprawnień, odpowiedzialności pracowników
4) tryb pracy Ośrodka
5) organizację obsługi interesantów
6) zasady redagowania pism i obiegu dokumentów
7) regulamin kontroli wewnętrznej
8) schemat organizacyjny Ośrodka

I. STRUKTURA ORGANIZACYJNA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

§ 1

1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Szczytnej, zwany dalej Ośrodkiem jest wyodrębnioną jednostką organizacyjną , realizującą zadania w zakresie: pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej, profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, narkomanii, przemocy domowej, organizacji robót publicznych i prac społecznie użytecznych.
2. Ośrodek zatrudnia pracowników, w liczbie zapewniającej pełną realizację zadań określonych w Statucie Ośrodka i obowiązujących przepisach.
3. Ośrodek realizuje zadania własne gminy i zadania zlecone przez organy rządowej administracji ogólnej.
4. Siedzibą Ośrodka są pomieszczenia w budynku stanowiącym mienie Gminy Szczytna przy ul. Szpitalnej 1, I piętro, po prawej stronie.

§ 2

Działalnością Ośrodka kieruje podległy Burmistrzowi Dyrektor Ośrodka, a podczas jego nieobecności wyznaczony przez Dyrektora pracownik.

§ 3

Struktura Ośrodka :

1. Dział pomocy społecznej,
2. Dział świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej,
3. Dział organizacyjno – finansowy,
4. Dział profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień wraz z Gminnym Centrum Profilaktyki Terapii Uzależnień i Interwencji Kryzysowej – ARKA, Klubem Integracji Społecznej i Świetlicą Socjoterapeutyczną.

II. ZAKRES PRACY  OŚRODKA

§ 4

Do zadań realizowanych przez Ośrodek należy w szczególności :

1. Stymulowanie i koordynowanie procesów działalności gminy w zakresie pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej, profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień.
2. Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań gminy wynikających z planów i decyzji Rady Miejskiej i Burmistrza oraz przepisów prawa dotyczących pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych,zaliczki alimentacyjnej, profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień.
3. Współdziałanie z organami samorządu, instytucjami, organizacjami społecznymi, stowarzyszeniami, fundacjami, zakładami pracy oraz osobami fizycznymi.
4. Współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej.
5. Rozpatrywanie skarg i interwencji klientów Ośrodka oraz wniosków i zapytań radnych.
6. Opracowanie propozycji do projektów planów i programów rocznych i wieloletnich dotyczących realizowanych zadań.
7. Przygotowanie okresowych ocen, analiz oraz informacji dla potrzeb Burmistrza, Rady Miejskiej, Komisji RM, Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

III. ZAKRES ZADAŃ, UPRAWNIEŃ, ODPOWIEDZIALNOŚCI PRACOWNIKÓW OŚRODKA

§ 5

Pracownicy Ośrodka mają obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie, stosować się do poleceń przełożonych, przestrzegać ustalonego czasu pracy, przestrzegać regulaminu pracy, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych.

§ 6

Dyrektor Ośrodka kieruje całokształtem problematyki związanej z działalnością Ośrodka, poprzez zarządzanie i bezpośredni nadzór nad podległymi pracownikami.
Zadania Dyrektora:
1) prognozowanie potrzeb i planowanie pracy we wszystkich obszarach działalności merytorycznej Ośrodka,
2) opracowywanie projektów uchwał, przygotowywanie zarządzeń, instrukcji, regulaminów wewnętrznych,
3) wydawanie decyzji administracyjnych,
4) kontrola dokumentów wewnętrznych,
5) przygotowywanie programów działań i realizacja sprawozdań,
6) udział w sesjach Rady Miejskiej i spotkaniach tematycznych Komisji RM,
7) tworzenie odpowiednich warunków pracy w siedzibie Ośrodka,
8) planowanie, realizacja i odpowiedzialność za budżet Ośrodka,
9) prowadzenie racjonalnej polityki personalnej w stosunku do podległych pracowników,
10) teoretyczna i praktyczna znajomość zagadnień występujących w Ośrodku,
11) zorganizowanie i prowadzenie kontroli funkcjonalnej Ośrodka,
12) czuwanie, aby podlegli pracownicy, przestrzegali w swojej pracy zasady prawidłowości, legalności, celowości i staranności,
13) zapewnienie należytego stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego w Ośrodku,
14) współdziałanie z właściwymi organami samorządu terytorialnego, administracją rządową i innymi podmiotami w zakresie realizowanych zadań,
15) właściwe i zgodne z celem gospodarowanie przydzielonymi Ośrodkowi dotacjami,
16) rozpatrywanie skarg i wniosków interesantów
17) planowanie, realizacja i nadzór nad pracą wszystkich działów Ośrodka.
18) zapewnienie należytej,zgodnej z obowiązującym prawem,ochrony baz danych osobowych, jako Administrator Danych.

§ 7

Dział pomocy społecznej – zadania:

- realizowane przez pracowników socjalnych:
1) praca socjalna – rozumiana jako działalność zawodowa mająca na celu pomoc osobom i rodzinom we wzmacnianiu lub odzyskiwaniu zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie poprzez pełnienie odpowiednich ról społecznych oraz tworzenie warunków sprzyjających temu celowi,
2) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, a w przypadku stwierdzenia przemocy wypełnienie formularza „Pomoc Społeczna- Niebieska Karta” i podjęcie odpowiednich działań,
3) planowanie pomocy pieniężnej i niepieniężnej,
4) prowadzenie rejestru wniosków i wydanych decyzji administracyjnych,
5) opracowywanie indywidualnych programów wychodzenia z bezdomności.

- realizowane przez opiekunki:
wykonywanie usług opiekuńczych dla osób samotnych, niepełnosprawnych, przewlekle chorych, starych polegających na: robieniu zakupów, sprzątaniu, pomocy w samoobsłudze, wsparciu, rozmowach, czytaniu, pomocy w kontaktach z urzędami, instytucjami, społecznością lokalną i in.

§ 8

Dział świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej – zadania:

-realizowane przez referentów
1) przyjmowanie wniosków wraz z wymaganą dokumentacją
2) udzielanie informacji o przysługujących świadczeniach
3) analiza dochodów i uprawnień
4) ustalanie uprawnień do zasiłków rodzinnych wraz z dodatkami, zasiłków pielęgnacyjnych, świadczeń pielęgnacyjnych, zaliczki alimentacyjnej
5) monitorowanie uprawnień i wysokości zaliczki alimentacyjnej
6) działania mobilizujące dłużników alimentacyjnych do wypełniania powinności, zwrotu zadłużeń, aktywizacja zawodowa bezrobotnych dłużników, mobilizacja osób zobowiązanych w dalszej kolejności.

-realizowane przez radcę prawnego
1)składanie wniosków o ściganie za przestępstwo określone w art. 209 § 1 Kodeksu Karnego
2)kierowanie do starosty wniosków o zatrzymanie prawa jazdy dłużnika alimentacyjnego
3)wytaczanie powództwa przeciwko osobom zobowiązanym w dalszej kolejności na podstawie art. 132 Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego.

Dział organizacyjno – finansowy – zadania:

-referenta, księgowego, kasjera, informatyka, sprzątaczki:
1) sprawna organizacja pracy Ośrodka,
2) przyjmowanie interesantów, wniosków o pomoc,
3) udzielanie informacji i kierowanie do odpowiednich pracowników,
4) obsługa sekretariatu i centrali telefonicznej,
5) prowadzenie akt osobowych pracowników,
6) przyjmowanie i prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
7) zaopatrzenie w sprzęt, materiały biurowe, zgłaszanie napraw sprzętu,
8) dbanie o estetykę pomieszczeń biurowych,
9) dystrybucja pism, decyzji administracyjnych,
10)obsługa systemu informatycznego,
11) nadzór nad właściwym przebiegiem zajęć warsztatowych, terapeutycznych, grup samopomocowych,
12) sporządzanie projektów budżetu,
13) sporządzanie sprawozdań finansowych i rzeczowych,
14) prowadzenie całości spraw finansowo-księgowych Ośrodka,
15) opracowywanie zakładowego planu kont,
16) inwentaryzacja składników majątku Ośrodka,
17) prowadzenie zakładowej składnicy akt,
18) przygotowywanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń,
19) dokonywanie wypłat w formie przelewów bankowych i wypłat gotówkowych w kasie Ośrodka,
20) prowadzenie rejestru decyzji administracyjnych,
21) opracowywanie i bieżąca aktualizacja wewnętrznych regulaminów i instrukcji.
22) ochrona baz danych osobowych – Administrator Systemu Informatycznego, Administrator Bezpieczeństwa Informacji.

§ 9

Dział profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień - zadania :

1) przygotowanie projektu Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Uzależnień wraz z preliminarzem,
2) realizacja Programu po zatwierdzeniu go przez Radę Miejską,
3) koordynacja i nadzór działań w ramach Programu na terenie Gminy, w Gminnym Centrum Profilaktyki, Terapii Uzależnień i Interwencji Kryzysowej ARKA, Klubie Integracji Społecznej, środowiskowych świetlicach socjoterapeutycznych.
Całością spraw zajmuje się Pełnomocnik Burmistrza d/s Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Uzależnień, który nadzoruje pracę: terapeutów, psychologów, prowadzących zajęcia profilaktyczne i edukacyjne, grup samopomocowych, Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,prowadzących zajęcia w świetlicach

IV. TRYB PRACY OŚRODKA

§ 12

1. Czas pracy Ośrodka wynosi 40 godzin tygodniowo.
2. Za pracę poza wyznaczonymi godzinami pracy przysługuje czas wolny ustalony z Dyrektorem Ośrodka.
3. Obecność w pracy potwierdzana być musi w liście obecności, spóźnienia należy osobiście zgłosić i wyjaśnić przyczynę Dyrektorowi Ośrodka.
4. Wyjazdy muszą być udokumentowane delegacjami służbowymi, lub po terenie gminy – w zeszycie wyjść służbowych.
5. Każdy pracownik musi mieć wyznaczonego zastępcę zorientowanego w zagadnieniach i dokumentacji.

V. ORGANIZACJA OBSŁUGI INTERESANTÓW

§ 13

1. Indywidualne sprawy interesantów załatwiane są w terminach określonych kodeksem postępowania administracyjnego i innych obowiązujących aktach prawnych.
2. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw interesantów ponoszą pracownicy Ośrodka.
3. Kontrolę i koordynację działań w tym zakresie prowadzi Dyrektor Ośrodka.

§ 14

Pracownicy Ośrodka przy obsłudze interesantów zobowiązani są do:
- udzielanie informacji niezbędnych do załatwienia danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
- załatwianie, w miarę możliwości, sprawy niezwłocznie, na miejscu, względnie do określenia terminu załatwienia,
- informowanie zainteresowanych o stanie i postępie załatwianych spraw,
- informowanie o przysługujących środkach odwoławczych,
- taktownego traktowania interesantów i zapewnienia im właściwych warunków do załatwianych spraw,
- udzielanie pomocy interesantom w sytuacjach kryzysowych, w napisaniu podania, wypełnieniu druków itp.

§ 15

Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków w Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczytnej:
1. Rejestr skarg i wniosków prowadzi referent d/s sekretariatu.
2. Rozpatrywaniem skarg i wniosków zajmuje się Dyrektor.
3. Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy referenta – należy skontaktować się bezpośrednio z Dyrektorem.
4. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie – do protokołu.
5. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska ( nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania.

VI. ZASADY REDAGOWANIA PISM I OBIEGU DOKUMENTÓW

§ 16

Wszystkie pisma urzędowe wychodzące z Ośrodka muszą być zarejestrowane, opatrzone datą, symbolami Ośrodka oraz numerem rzeczowego wykazu akt spraw, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

§ 17

Pisma wychodzące powinny być opracowane starannie, rzeczowo, zwięźle i zrozumiale oraz odpowiadać zasadom poprawności i czystości języka polskiego.

§ 18

1. Sprawy przedkładane Dyrektorowi Ośrodka do aprobaty winny być parafowane przez pracowników, którzy odpowiadają za prawidłowość przygotowania dokumentów.
2. Wszelkie pisma i decyzje wychodzące na zewnątrz winny być podpisane przez dyrektora, lub osobę upoważnioną przez dyrektora.

VII. REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 19

Regulamin kontroli wewnętrznej Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnej zwany dalej REGULAMINEM  określa organizację, zasady oraz tryb przeprowadzanej kontroli wewnętrznej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczytnej.

§ 20

Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są:
- Wydział Polityki Społecznej Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego,
- Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej zgodnie z odrębnie ustalonym regulaminem pracy tej komisji,
- Dyrektor lub Z-ca Dyrektora, Główny Księgowy w uzgodnieniu z Dyrektorem w sprawach funkcjonowania Ośrodka lub powołane doraźnie Komisje.
- Burmistrz Miasta i Gminy w sprawach związanych z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej.

§ 21

Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:
1) ustaleniu stanu faktycznego,
2) badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,
3) ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych,
4) wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych,
5) wskazanie przykładów sumiennej i dobrej pracy.

§ 22

Kontrola wewnętrzna może mieć charakter:

1) kontroli wstępnej – polegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom,
2) kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami ( normami, przepisami itp.). W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami,
3) kontroli następnej – obejmującej badania dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane,
4) na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentów, kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

§ 23

Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:

1. Kontrola formalna, tj. badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli i konfrontacji dokumentów jak i opracowania sprawozdawczości.
2. Kontrola rachunkowa, tj. badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.
3. Kontrola merytoryczna, tj. badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.

§ 24

Tryb przeprowadzania kontroli:

1. Kontrole przeprowadzone są w oparciu o harmonogram kontroli bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy.
2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie.
3. Dyrektor zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli, przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.
4. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Ośrodku.

§ 25

Do obowiązków kontrolujących należy:
- rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień, ustalenie ich przyczyn i skutków, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia.

§ 26

1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół powinien być zakończony wnioskami.
2. Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.
3. Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

§ 27

Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlegają.

§ 28

Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę, pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych w sprawach przedmiotu kontroli.

§ 29

Pracownik kontrolowany lub kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany do złożenia w ciągu 7 dni pisemnych wyjaśnień w stosunku do zawartych w protokole ustaleń.

§ 30

Dokumentacja kontroli winna być rejestrowana.

§ 31

Traci moc regulamin organizacyjny zatwierdzony Zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy nr 151/2004 z dnia 22 grudnia 2004r.

§ 32

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia.

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 340/2006
Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna
z dnia 3 stycznia 2006r.

VIII. SCHEMAT ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

Burmistrz Miasta i Gminy Szczytna
Edward Kondratiuk