Zarządzenie Nr 273/2005
Burmistrza Miasta i Gminy szczytna
z dnia 28 września 2005r.

w sprawie uregulowania gospodarki finansowej w celu wyeliminowania nieprawidłowości i niedopuszczenia do ich ponownego wystąpienia

         W związku z przeprowadzoną w okresie od dnia 16 maja 2005 r. do dnia 8 sierpnia 2005 r. kontrolą kompleksową gospodarki finansowej Gminy Szczytna przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu oraz na podstawie zaleceń pokontrolnych WK.660/336/K-26/05 z dnia 14 września 2005 r. zarządzam, co następuje:

§ 1

Zobowiązuję do usunięcia nieprawidłowości wskazanych w zaleceniach pokontrolnych RIO:

1.Skarbnika Miasta i Gminy do bieżącej kontroli zadań wykonywanych przez podległych pracowników poprzez: przygotowanie projektu Zarządzenia w sprawie wprowadzenia do stosowania procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miasta i Gminy w Szczytnej uwzględniających standardy określone w komunikacie nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”- w terminie do dnia 30 października 2005 r. przygotowanie projektu Zarządzenia w sprawie zmiany Zakładowego Planu Kont dla Budżetu Gminy i Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej wprowadzonego do stosowania Zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna Nr 171/2005 z dnia 14 lutego 2005 r. w sprawie instrukcji regulujących gospodarkę finansową Gminy (Zał. Nr 4 do Zarządzenia) - w celu dostosowania Zakładowego Planu Kont do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych w terminie do dnia 16 grudnia 2005r. stosowanie określonych ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – zasad rachunkowości, poprzez:
- ujmowanie w księgach rachunkowych zdarzeń, w tym operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną,
- ewidencjonowanie operacji gospodarczych zgodnie z zasadami określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych,
- prowadzenie rachunkowości budżetu i jednostki budżetowej na odrębnych kontach, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. - w tym celu  prowadzenie odrębnych rachunków bankowych dla budżetu Gminy i Urzędu Miasta i Gminy w Szczytnej od nowego roku budżetowego, tj. od dnia 1 stycznia 2006r.
podawanie w sprawozdaniach kwot zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosowanie do wymogów § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, przygotowanie projektu Zarządzenia w sprawie zmiany Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna Nr 171/2005 z dnia 14 lutego 2005 r. w sprawie instrukcji regulujących gospodarkę finansową Gminy (Zał. Nr 5 do Zarządzenia) w celu uregulowania w przepisach wewnętrznych Urzędu zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów dotyczących zabezpieczeń należytego wykonania umowy oraz wadiów - w terminie do dnia 30 października 2005r. bieżące weryfikowanie sald zobowiązań  jednostki z tytułu przyjętych sum depozytowych (zabezpieczeń należytego wykonania umowy, wadiów) oraz zwracanie tych kwot zgodnie z przepisami art. 46 ust. 1 i 4 oraz art. 148 ust.5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych, bieżące wszczynanie czynności mających na celu wyegzekwowanie przez Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna należności z tytułu dochodów cywilno-prawnych (opłaty za wykup i dzierżawy nieruchomości), zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, aby nie dopuścić do przedawnienia należności, bieżące dokonywanie na podstawie uprawnień określonych w art. 272 i art. 274a § 2 ustawy z 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa, czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego wykazywanych w deklaracjach, informacjach bądź wykazach nieruchomości danych o wielkości i rodzaju podstawy  opodatkowania; zaniechanie od dnia 1 października 2005 r. wypłacania przewodniczącym jednostek pomocniczych gminy należności za abonament telefoniczny za korzystanie z telefonów prywatnych, których abonentami są sołtysi, przestrzeganie od dnia 1 października 2005r.  przepisów § 9 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Szczytnej dotyczących rozliczania zużycia paliwa do samochodu służbowego – poprzez przeprowadzanie kontroli formalno-rachunkowej miesięcznych rozliczeń zużycia paliwa do samochodów służbowych na podstawie dokumentów przedłożonych przez  Inspektora ds. oświaty, zdrowia i pomocy społecznej (w zakresie autobusów gminnych) i  Inspektora ds. ewidencji działalności gospodarczej, rolnictwa i porządku publicznego (w zakresie samochodów i sprzętu OSP)
przestrzeganie zapisów umów zawartych z wykonawcami przedmiotu zamówienia, ze szczególnym uwzględnieniem terminu zapłaty za wykonanie zamówienia - poprzez dokonywanie wydatków w wysokościach i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, ujmowanie w ewidencji księgowej faktów zbycia nieruchomości gruntowych zgodnie z zasadą określoną w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w tym okresie, tak, aby dane wynikające z ksiąg rachunkowych odzwierciedlały stan rzeczywisty – wprowadzenie tych zdarzeń do ksiąg rachunkowych winno nastąpić w terminie do dnia 31 grudnia 2005 r. na podstawie danych otrzymanych od  Inspektora ds. gospodarki nieruchomościami,

2. Inspektora ds. gospodarki nieruchomościami – do wprowadzenia danych do systemu informatycznego stanowiącego ewidencję gruntów i mienia komunalnego oraz do przekazania na tej podstawie w terminie do dnia 16 grudnia 2005 r. do Skarbnika Miasta i Gminy Szczytna dokumentów potwierdzających posiadane prze Gminę składniki majątkowe w zakresie gruntów, tj. wg ich wartości określonej przepisami ustawy o rachunkowości.

3. Inspektora ds. oświaty, zdrowia i pomocy społecznej - do przestrzegania od dnia 1 października 2005 r.  przepisów § 9 Instrukcji  obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Szczytnej dotyczących rozliczania zużycia paliwa do samochodu służbowego – w zakresie: przekazywania do księgowości celem sprawdzenia podpisanego miesięcznego rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych wraz z kartami drogowymi w terminie 5 dni roboczych po zakończeniu danego miesiąca, przedkładania Burmistrzowi Miasta i Gminy Szczytna informacji w sprawie ewentualnych przepałów i oszczędności, celem podjęcia przez Burmistrza decyzji w tych sprawach, przekazywania oryginału decyzji do księgowości i kopii dla osoby odpowiedzialnej za dany samochód.

4. Inspektora ds. ewidencji działalności gospodarczej, rolnictwa i porządku publicznego do:
-  gromadzenia wszystkich wymaganych przez art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi dokumentów, na podstawie których wydawane są przez Burmistrza Miasta i Gminy Szczytna zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych
- przestrzegania od dnia 1 października 2005 r.  przepisów § 9 Instrukcji  obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Szczytnej dotyczących rozliczania zużycia paliwa do samochodu służbowego – w zakresie:
przekazywania do księgowości celem sprawdzenia podpisanego miesięcznego rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych wraz z kartami drogowymi pojazdów pożarniczych i kartami pracy sprzętu silnikowego w terminie 5 dni roboczych po zakończeniu danego miesiąca, przedkładania Burmistrzowi Miasta i Gminy Szczytna informacji w sprawie ewentualnych przepałów i oszczędności, celem podjęcia przez Burmistrza decyzji w tych sprawach, przekazywania oryginału decyzji do księgowości i kopii dla osoby odpowiedzialnej za dany pojazd pożarniczy, czy sprzęt silnikowy.

5. Inspektora ds. sekretariatu i kadr - do pobierania od dnia 1 października 2005 r.  opłaty skarbowej przewidzianej przez art.1 ust.1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej od załączników do wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

6. P.o. Dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej do dokonywania   wydatków zgodnie z zasadą określoną w art. 28 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych nakazującą dokonywanie wydatków publicznych w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych, w tym zobowiązań wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych nakazujących odprowadzenie składek na rachunek właściwego Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek należnych za dany miesiąc w terminie do 5-go dnia następnego miesiąca - tym samym do niedopuszczania do uszczuplania środków publicznych z tytułu zwłoki w regulowaniu zobowiązań.

§ 2

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta i Gminy Szczytna.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Otrzymują:

1.Skarbnik Miasta i Gminy,
2.Inspektor ds. oświaty, zdrowia i pomocy społecznej,
3.Inspektor ds. ewidencji działalności gospodarczej, rolnictwa i porządku publicznego,
4.Inspektor ds. sekretariatu i kadr ,
5.P.o. Dyrektor Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej.

Burmistrz Miasta i Gminy Szczytna
Edward Kondratiuk